Een ogenblik geduld aub...
De website wordt geladen...
Twitter LinkedIn Vimeo YouTube Facebook
Orbis Software video's:
|
standaardproducten
Ingediende declaratie verwerken in Unit4 Multivers
Om deze video te zien dient u
marketing-cookies te accepteren
Video Inhoud
  • Video details
  • Gesproken tekst
  • Veelgestelde vragen
  • Links & downloads
Ingediende declaratie verwerken in Unit4 Multivers
01-09-2016 00h 02m 11s Niveau: Laag Workflow4U, Unit4 Multivers Integration Tool
Dagelijks zijn veel mensen voor hun werk onderweg naar klanten, events en meer. De gemaakte kosten kunnen zij veelal declareren bij hun werkgever. Vaak een tijdrovend proces dat uit vele handmatige handelingen bestaat. In dit voorbeeld gaan we het afhandelen van een declaratie middels Workflow4U volledig automatiseren.

We stellen u voor aan Debbie. Debbie werkt als consultant voor Orbis Software en reist elke donderdag met de trein van Eindhoven naar een klant in Rotterdam. Ze wil haar reistijd zo efficiënt mogelijk gebruiken en declareert daarom op de terugreis alvast de gemaakte reiskosten.

Op het moment dat Debbie haar reiskosten declaratie heeft ingediend komt deze automatisch terecht bij haar Manager. Hij kan vervolgens de declaratie accepteren of afwijzen. Na acceptatie komt deze werkstroom automatisch terecht bij de afdeling administratie.

In dit voorbeeld laten we zien dat een eenvoudig maar tijdrovend proces eenvoudig te automatiseren is.
Deel deze video:
Ingediende declaratie verwerken in Unit4 Multivers
Dit is Debbie.

Debbie gaat online haar reiskosten declareren via het workflow-systeem Workflow4U.

Eenmaal aangemeld in Workflow4U kiest ze voor "Indienen declaratie". Ze komt nu terecht in een declaratieformulier.

Formulieren als deze, kunnen eenvoudig binnen Workflow4U gedefinieerd worden en per status van de workflow anders zijn. Met een status bedoelen wij de fase waarin de werkstroom zich op dat moment bevindt. In dit voorbeeld is dit "Indienen".

Debbie vult de velden van dit formulier in, voegt haar digitaal treinkaartje toe en dient haar declaratie in.

Vervolgens komt deze declaratie in de workflow van Bob, de manager van Debbie.
Hij opent de workflow en hij ziet de door Debbie ingevoerde declaratie. Hij kan deze "Accepteren" of "Afwijzen". Bij het kiezen van de actie "Accepteren" krijgt Bob extra velden te zien. Hij hoeft nu alleen nog maar de kostenplaats te selecteren.

De declaratie komt nu terecht in de werkstroom van de afdeling Administratie. Zij krijgen automatisch bericht dat een declaratie akkoord is bevonden en betaald dient te worden.

De afdeling Administratie opent de workflow. Zij krijgen een eigen formulier te zien en kiezen voor de actie "Klaarzetten voor betalen". Ze geven vervolgens de datum in waarop de declaratie uitbetaald zal worden.
De declaratie wordt nu automatisch geboekt in het ERP-systeem en Debbie ontvangt keurig een bevestiging dat haar declaratie verwerkt is en spoedig betaald zal worden.

Zodra de betaling is uitgevoerd wordt de status van deze workflow automatisch omgezet naar "Betaald" en is deze workflow afgehandeld. Alle acties binnen deze workflow worden keurig in de tijd weergegeven. Zo kan een proces nauwlettend in de gaten gehouden worden.
Veelgestelde vragen
Uw vraag staat hier niet bij? Stel hem dan gelijk via onze Portal.
Wellicht ook interessant voor u:
Wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren bewaken
Wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren bewaken
[ Bekijk video ]
Unit4 Multivers Integration Tool en het verwerken van relatiegegevens
Unit4 Multivers Integration Tool en het verwerken van relatiegegevens
[ Bekijk video ]
Mogen we u even voorstellen: De Unit4 Multivers Integration Tool
Mogen we u even voorstellen: De Unit4 Multivers Integration Tool
[ Bekijk video ]
Versturen van facturen
Versturen van facturen
[ Bekijk video ]
Meer weten over Orbis Software Benelux BV en zijn producten?
LinkedIn Vimeo YouTube