Een ogenblik geduld aub...
De website wordt geladen...
Twitter LinkedIn Vimeo YouTube Facebook
Orbis Software video's:
|
standaardproducten
Debman4U, Automatisch Credit Management Systeem
Om deze video te zien dient u
marketing-cookies te accepteren
Video Inhoud
  • Video details
  • Gesproken tekst
  • Veelgestelde vragen
  • Links & downloads
Niet beschikbaar
Debman4U, Automatisch Credit Management Systeem
16-03-2015 00h 08m 08s Niveau: Laag Debman4U
DebMan4U gebruikt de nieuwste technieken om uw debiteurenbeheer eenvoudig, snel en vooral automatisch af te handelen. Automatisch versturen van rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen en andere documenten. Incassotrajecten zijn naar eigen wens in te richten en een werkstroom vertelt u precies welke activiteiten u nog moet uitvoeren.

In deze infosessie komen de volgende onderdelen aan bod:
  • Trajecten & Activiteiten
  • Dossiers
  • Medewerkers & Rollen
Deel deze video:
Debman4U, Automatisch Credit Management Systeem

In deze video laten we een aantal highlights zien van ons automatisch credit management systeem, Debman4U.

Met de opkomst van het internet is de snelheid van onze zakelijke transacties enorm toegenomen. Dit vereist ook een grotere snelheid voor het incasseren van openstaande nota's. Het handmatig afdrukken en verzenden van betalingsherinneringen en aanmaningen uit uw ERP-systeem is definitief achterhaald. Door deze documentenstroom automatisch af te handelen, kunt u veel tijd en kosten besparen. U wilt echter niet dat een trouwe klant automatisch een herinnering krijgt wanneer hij een keer een dag te laat is met betalen. U wilt uw debiteurenbeheer dus zoveel mogelijk automatiseren, waarbij u het proces flexibel naar eigen wens kunt inrichten.

Debman4U maakt gebruik van de nieuwste technieken om uw debiteurenbeheer eenvoudig, snel en vooral automatisch af te handelen.

Debman4U is een web-based product dat gebruik maakt van Orbis TaskCentre. We gaan u laten zien hoe u met Debman4U uw debiteurenbeheer volledig kunt automatiseren. De eerste stap is de koppeling van Debman4U met uw ERP-systeem. Orbis TaskCentre zorgt ervoor dat de gegevens uit uw ERP-systeem automatisch gesynchroniseerd worden met Debman4U. Denk hierbij aan uw debiteurgegevens, de contactpersonen en de actuele openstaande posten. U kunt zelf bepalen wanneer en hoe vaak de gegevens gesynchroniseerd worden.

Wanneer we inloggen in Debman4U zien we een lijst van alle debiteuren, die één of meerdere openstaande posten hebben. We klikken op de debiteur "Café de Lantaarn". We zien hier dat Café de Lantaarn vier openstaande posten heeft voor een totaalbedrag van €2.143,78 (tweeduizend honderddrieënveertig euro en achtenzeventig cent).

Debman4U werkt met trajecten en activiteiten.

Activiteiten zijn de afzonderlijke stappen die ondernomen worden om een openstaande post te incasseren. Zij vormen dus de bouwstenen van een incassotraject. Er zijn automatische activiteiten die uitgevoerd worden door het systeem, maar ook handmatige activiteiten die door een medewerker uitgevoerd dienen te worden. In een traject worden deze activiteiten in de tijd ingepland en automatisch aan een openstaande post toegekend. Binnen Debman4U kunnen verschillende trajecten gedefinieerd worden. Zo kunt u onderscheid maken tussen de verschillende groepen debiteuren. Een goed betalende debiteur wilt u wellicht anders benaderen dan een slecht betalende debiteur. Laten we even naar het traject kijken van Café de Lantaarn. We klikken op de oudste factuur. We zien dat dit traject uit 4 activiteiten bestaat. De eerste activiteit is betalingsherinnering één. Deze wordt uitgevoerd op het moment dat de betalingstermijn van de openstaande post verstreken is. U ziet ook dat de medewerker die deze taak moet uitvoeren, TC is. TC staat voor TaskCentre. Het is dus een automatische activiteit.

Vandaag is het 14 November en u ziet dat TaskCentre deze activiteit automatisch start. Wanneer de betalingsherinnering verstuurd is, zal deze activiteit automatisch gereed gemeld worden en zal het project wachten totdat de volgende activiteit uitgevoerd moet worden. In dit voorbeeld is dat op 21 November. TaskCentre zal dan een tweede betalingsherinnering versturen. De derde activiteit in dit traject is een handmatige activiteit. De accountmanager, in dit voorbeeld Mieke de Vlieger, zal dan gaan bellen met Café de Lantaarn. We vinden deze activiteit ook terug in de werkstroom van Mieke. Laten we eens even kijken naar deze activiteit. Wanneer we de werkstroom van Mieke openen, ziet u dat zij de mogelijkheid heeft om een gespreksnotitie te maken. Ze kan zelfs aangeven, in deze activiteit, wanneer de betaling verwacht wordt. Deze invoervelden kunt u zelf per activiteit definiëren binnen de instelling van Debman4U. De laatste activiteit binnen dit traject is 7 werkdagen na de bel-activiteit. Is de betaling dan nog steeds niet ontvangen, dan wordt dit dossier automatisch verstuurd naar het gekoppelde incassobureau. Een traject bestaat dus uit meerdere automatische of handmatige activiteiten. Sommige handmatige activiteiten, zoals een dispuut of een aanvraag voor een credit-nota, blokkeren het traject. Er worden voor dit dossier geen verdere activiteiten meer uitgevoerd totdat de blokkerende activiteit gereed gemeld is.

Dossiers.

We hebben het al eerder gehad over een dossier, wat is nu eigenlijk een dossier? Een dossier is een verzameling van de activiteiten in de tijd. Alle documenten die door een activiteit aangemeld en verstuurd worden, zijn binnen het dossier terug te vinden. Ook extra, handmatige activiteiten, kunnen aan een dossier toegevoegd worden zoals een gespreksnotitie of een dispuut. Een dossier geeft u dus heel snel inzicht in alle activiteiten die reeds uitgevoerd zijn en alle activiteiten die in de toekomst nog uitgevoerd gaan worden.

We gaan nu een handmatige activiteit toevoegen aan het dossier van Café de Lantaarn.

Wanneer een klant, in dit voorbeeld Pieter Deernink van Café de Lantaarn, na het ontvangen van de betalingsherinnering u belt en aangeeft nooit een factuur te hebben ontvangen, kunt u hem direct een kopiefactuur vanuit Debman4U versturen. U kiest dan voor kopie factuur versturen en we leggen het gesprek en handelingen in een gespreksnotitie vast.

Wanneer we teruggaan naar het dossier, dan zien we dat deze handelingen, in de tijd, zijn toegevoegd aan het dossier.

Medewerkers en rollen.

Handmatige activiteiten kunnen ook toegekend worden aan een specifieke medewerker. Deze medewerker zal deze activiteit moeten uitvoeren en afhandelen. In zijn eigen werkstroom kan iedere medewerker precies zien welke activiteiten reeds uitgevoerd hadden moeten zijn, of welke activiteiten in de toekomst uitgevoerd dienen te worden.

Binnen Debman4U is het ook mogelijk om voor meerdere administraties het debiteurenbeheer te voeren.

Wilt u meer weten over Debman4U en de mogelijkheden voor uw bedrijf? Kijkt u gerust op onze website of neem contact met ons op.

Veelgestelde vragen
Uw vraag staat hier niet bij? Stel hem dan gelijk via onze Portal.
Infosessie links & downloads
Wellicht ook interessant voor u:
Debman4U, in slechts 30 minuten kunt u zelf aan de slag
Debman4U, in slechts 30 minuten kunt u zelf aan de slag
[ Bekijk video ]
Meer weten over Orbis Software Benelux BV en zijn producten?
LinkedIn Vimeo YouTube