Een ogenblik geduld aub...
De website wordt geladen...
Twitter LinkedIn Vimeo YouTube Facebook
4 Manieren om uw
bedrijfsprocessen te automatiseren
Consumenten, bedrijfspartners en aandeelhouders willen allemaal on-demand informatie ontvangen en het is aan u en uw medewerkers om deze vraag op een snelle en efficiënte wijze in te vullen. De snelheid en nauwkeurigheid in het geven van een reactie kan een aanzienlijke druk leggen op uw resources en uw bedrijf.

Naast het draaien van een primaire ERP-applicatie, beschikken veel MKB-organisaties over een breed scala aan systemen en applicaties voor het verwerken en opslaan van diverse relevante informatie. Terwijl elke oplossing zijn eigen specifieke rol vervult, werken ze helaas in isolement. Dit betekent dat u uw medewerkers moet vragen om herhaaldelijk handmatig gegevens op te halen en te verwerken om de vraag naar informatie te beantwoorden. Dit handmatige proces stelt uw bedrijf direct bloot aan fouten en wellicht financiële risico's. Dus, hoe kunt u uw bedrijfsprocessen automatiseren en hiermee niet alleen uw personeel ondersteunen maar ook uw bedrijf vooruit stuwen?

We noemen hieronder de vier belangrijkste manieren om bedrijfsprocessen te automatiseren en uw medewerkers van tools te voorzien waarmee u en zij aan de steeds toenemende vraag aan informatieverstrekking kunnen blijven voldoen - 24/7, 365 dagen per jaar.

Bedrijfsprocessen Automatiseren

  • De introductie van Advanced Notifications & Alerts

    De meerderheid van beleidsmakers hebben niet de tijd om veranderingen in gegevens binnen een boekhoudkundig-, ERP-, CRM- of andere specifieke applicatie handmatig te controleren en hierop te reageren. Door deze en andere toepassingen dynamisch te monitoren op belangrijke wijzigingen in data en tijdig de juiste personen per e-mail of sms op de hoogte te brengen, blijven u, uw klanten, aandeelhouders en medewerkers altijd op de hoogte. Zo kunt u 'Knownledge by Exception' aan beleidsmakers aanbieden die vragen om real-time updates om potentiële gevaren te identificeren nog voordat ze schade kunnen toebrengen. Voorbeelden hiervan zijn:

    • Voorraadbeheer b.v. voorraadniveau waarschuwingen, stock beweging waarschuwingen ofstock ontvangst meldingen.
    • Credit Control notificaties b.v. account on hold of het naderen van een kredietlimiet.
    • Sales meldingen b.v. onbevoegde korting meldingen of onvolledige verkoop records.
    • Support-team updates b.v. support-ticket geopend / gesloten, onopgeloste kwestie.

  • Integreren van systemen en applicaties

    Binnen uw organisatie draait wellicht een scala aan verschillende bedrijfsapplicaties zoals een ERP-systeem, CRM-oplossing, e-Commerce applicatie, op maat gemaakte software... maar het gebrek aan verbinding tussen deze systemen kan aanzienlijke inefficiënties en concurrerende zwakte veroorzaken. Het overbruggen van de kloof tussen on-premises en cloud-based databases geven applicaties de mogelijkheid om efficiënter en dynamischer om te gaan met data.

    Software applicatie integratie kan worden bereikt door middel van code vrije integratie tools welke webservices en API's aan elkaar koppelen en zo systeem, afdeling en medewerker dichter bij elkaar brengen. Dit levert direct resultaat op door het vermijden van knelpunten en repetitieve gegevensinvoer. Integratieprojecten hoeven niet langer complex en kostbaar te beheren zijn.

    Veelvoorkomende database integraties zijn:


  • Automatiseren van dagelijkse rapportages en documenten

    Zakelijke rapportages en documenten vormen een vitaal onderdeel voor analyses waardoor bedrijfs-kritieke informatie naar voren komt en de besluitvorming ten goede komt. Ongeacht de aard van een rapport zijn processen al het aanmaken, versturen en beheren hiervan tijdrovend en zeer foutgevoelig. Daarnaast moeten vaak gegevens uit verschillende databases gehaald worden. Het vermijden van handmatige en repetitieve administratieve handelingen verbeterd de nauwkeurigheid en zichtbaarheid van gegevens. Door dynamisch rapporteren te genereren, met tools als Crystal Reports of MS Reporting Services, kunnen rapporten automatisch aangemaakt, verspreid (b.v. middels e-mail of FTP), gekoppeld aan een CRM-record of op een netwerklocaties geplaatst worden. Voorbeelden hiervan zijn:

    • Automatische voorraadrapportages.
    • Het automatiseren van sales- en marketingmeldingen.
    • Automatisch financiële rapporten en bijbehorende Credit Control documenten aanmaken en verspreiden.

  • Het optimaliseren van werkstromen

    Het inrichten, monitoren en afdwingen van de juiste werkstroom-processen binnen een organisatie is cruciaal voor o.a. de performance van de organisatie. In veel gevallen is de autorisatie van workflow processen een los en handmatig gestuurd proces waarin vaak op meerdere niveaus's autorisatie's nodig zijn die elk uniek zijn voor uw organisatie. Uw medewerkers voorzien van gecontroleerde processen zorgt ervoor dat business rules worden nageleefd. Voorbeelden hiervan zijn:

    • Op enkel- of meervoudig niveau workflows autoriseren.
    • Aankooporder autorisatie.
    • Discount autorisatie en prijswijziging goedkeuringen.
    • Goedkeuring van uitgaven.

Van handmatige processen naar
een volledig geautomatiseerde bedrijfsoplossing

Het handmatig controleren van gegevens binnen de bedrijfsapplicaties is zeer foutgevoelig en heeft direct een negatieve invloed op de efficiency van de medewerkers. Het systematisch automatiseren van herhalende handmatige processen kan worden behaald d.m.v. Business Process Automation (BPA) Software. Dit biedt MKB-bedrijven functionaliteiten als notificaties, automatiseringen en integraties die ze nodig hebben voor regelgestuurde processen. Dit levert voordelen op als:

  • Het reduceren van kosten voor op maat gemaakte IT-oplossingen.
  • Taken zijn eenvoudig te maken door iedereen met een basiskennis van databasestructuren.
  • Procedures en processen kunnen gemakkelijk evolueren met uw bedrijf.
  • Ingewikkelde code is niet langer nodig voor het upgraden van bedrijfssystemen.

Met klanten, partners, leveranciers en aandeelhouders die continu real-time informatie verwachten, wordt het niet langzaam aan tijd dat uw bedrijfssystemen, applicaties en medewerkers de mogelijkheid krijgen deze vraag in te vullen?
Producten
Voor Orbis Software zijn de volgende producten ingezet:
Social Media
Deel dit bericht via uw eigen
social media kanaal:
Meer informatie over de gebruikte producten of deze case study?
LinkedIn Vimeo YouTube