Een ogenblik geduld aub...
De website wordt geladen...
Twitter LinkedIn Vimeo YouTube Facebook
De integratie van
koeriersdiensten met ERP-systemen

Een integratie van koeriersdiensten met ERP-systemen zien veel bedrijven nog steeds als een grote uitdaging. Orderverwerking is een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering. En ervoor zorgen dat klanten er zeker van zijn dat hun order snel verzonden wordt is een belangrijke factor als het gaat om klanttevredenheid en herhalingsaankopen.

Terwijl veel bedrijven uitblinken in een goede klantenservice door hun snelle en efficiënte services, zijn veel van deze bedrijven vaak afhankelijk van medewerkers die handmatig orders verwerken. Komt een order binnen dan wordt deze handmatig uit het bedrijfssysteem overgenomen, vervolgens verwerkt en ter verzending aangeboden aan een gewenste koeriersdienst.

 

Herhalende handmatige processen kosten organisaties jaarlijks veel tijd en geld dus die processen willen bedrijven graag verbeteren. Door het proces van order binnenkomen tot verzenden volledig te automatiseren wordt de efficiency van het proces verbeterd, wat bijdraagt aan een hogere klanttevredenheid.

Het naadloos integreren van koeriersdiensten met ERP-systemen, betekent tevens het automatisch synchroniseren van informatie tussen de interne bedrijfssystemen en de gewenste koeriersdienst. Dit heeft direct een tijds- en kostenbesparing tot gevolg en vermijdt het herhaaldelijk handmatig invoeren van dezelfde gegevens in verschillende systemen. Dit alles vermindert aanzienlijk de kans op fouten tijdens het verzendproces.

Veelgestelde eisen aan de integratie
van koeriersdiensten met een ERP-systeem

  • Het automatisch plaatsen van verzendopdrachten bij de meeste economische
    of passende koeriersdienst, volledig op basis van de eigen Business Rules.
  • Automatisch printen van verzendlabels.
  • Automatisch identificeren van te verwerken orders.
  • Automatisch publiceren van Track & Trace nummers
    in een klantenportal of eCommerce oplossing.
  • Automatisch versturen van Track & Trace informatie naar klanten.
    Bijvoorbeeld per e-mail of SMS.
  • Automatische leveringsbevestigingen van orders
    in de interne bedrijfssoftware verwerken.
  • Automatisch aanmaken en distribueren van rapportages en orderlijsten.

Het verbeteren van het verzendproces door automatisering

Voorzien in een snelle en efficiënte verzendservice is cruciaal voor het behoud van hoge klanttevredenheid. Naarmate een organisatie groeit en verkopen zowel nationaal als internationaal groeien, treden er ook steeds vaker menselijk fouten op. Neem bijvoorbeeld het handmatige omzetten van adresgegevens naar andere applicaties. Deze handmatige actie kan resulteren in onnodige haperingen in het verzendproces en zodoende bij andere afdelingen vertraging opleveren.

 

Klantgegevens worden vaak centraal in één intern bedrijfssysteem bijgehouden, bijvoorbeeld in Exact Online, Unit4 Multivers, Microsoft Dynamics NAV, Visma.net, etc. Een proces dat veelal handmatig gebeurt. Echter, organisaties gebruiken ook andere applicaties waarin dezelfde klantgegevens gebruikt worden. En dus moeten ook deze applicaties up-to-date blijven om ervoor te zorgen dat bijvoorbeeld facturen, verzendbevestigingen en/of verzendlabels met de juiste en accurate klantgegevens aangemaakt worden.

 

Gespecialiseerde Business Process Automation integratie oplossingen kunnen het proces van herhaaldelijk invoeren van dezelfde datavolledig automatiseren. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar is ook beduidend minder foutgevoelig. Dit alles resulteert direct in een verbetering van de Customer Service Levels.

Het verminderen van "leveringsupdate-vragen"

Door de enorme tijdsdruk op medewerkers om orders snel en efficiënt te verwerken, is het gebruikelijk dat klantgegevens, zoals een e-mailadres en mobiel telefoonnummer, niet in de verzenddetails van bijvoorbeeld een koeriers web applicatie terechtkomen. Het verwerken van deze data kost immers veel tijd.

 

Een succesvolle integratie tussen het ERP-systeem en software van de koeriersdienst biedt een organisatie de mogelijkheid om klantgegevens op te halen of uit te sluiten, zo ook een e-mailadres of mobiel telefoonnummer. Dit e-mailadres en mobiel telefoonnummer maken het mogelijk om de klant nog meer service te bieden. Zo kan een klant per e-mail of SMS op de hoogte worden gehouden met Track & Trace informatie van de betreffende koerier. Daarnaast kan automatisch een bewijs van levering in de interne systemen van de organisatie verwerkt worden.

 

Niet alleen vermijdt deze oplossing het handmatig invoeren en verwerken van data, het biedt klanten tevens de mogelijkheid om online, of via de mobiele telefoon, de status van een order op te vragen. Omdat al deze processen automatisch verlopen en dus handmatige invoer verleden tijd is, worden fouten vrijwel tot nul teruggebracht en is een organisatie er zeker van dat orders juist worden afgehandeld en op tijd bij een klant terechtkomen. Bovendien krijgen klanten meer service geboden en worden ze direct betrokken bij het bezorgproces van hun order. Het resultaat is een directe verbetering van de Customer Services Levels

De voordelen van ERP- naar koeriersdienst integratie

  • Verbetering van orderverwerktijden en slagingspercentages.
  • Hogere klantenservice / klanttevredenheid en vermindering van handmatige orderstatus aanvragen.
  • Het vermijden van handmatige fouten in gegevensinvoer en aanverwante kwesties.
  • Het vermijden van dubbele administraties.
  • Tijdsbesparing binnen het magazijn.

Wat zijn de meest gangbare koeriersdiensten om mee te integreren?

Social Media
Deel dit bericht via uw eigen
social media kanaal:
Meer informatie over de gebruikte producten of deze case study?
LinkedIn Vimeo YouTube