Een ogenblik geduld aub...
De website wordt geladen...
Twitter LinkedIn Vimeo YouTube Facebook
Waarom iedereen aan de e-factuur moet

Het handmatig verwerken van facturen kost bedrijven jaarlijks veel geld. Onderzoeken hebben uitgewezen dat het versneld overstappen op automatische facturatie een kostenbesparing van meer dan 1 miljard euro oplevert voor de Nederlandse bedrijven.

Om e-factureren te stimuleren en op de kaart te zetten heeft de Rijksoverheid besloten versneld op e-factureren over te gaan. Met ingang van 1 januari 2017 dienen alle leveranciers van de Rijksoverheid facturen digitaal in een uniform formaat aan te leveren. Naast de Rijksoverheid stappen steeds meer bedrijven over op e-facturatie. E-facturatie is dus de toekomst.

Uniform formaat

UBL is sinds jaren het standaard formaat voor elektronische bedrijfsvoering zowel nationaal als internationaal. UBL 2.1 is zelfs officieel tot ISO-standaard uitgeroepen. De op XML-gebaseerde e-factuur wordt standaard gebruikt als alternatief voor het handmatig verwerken en versturen van documenten. UBL staat voor Universal Business Language.

 

Steeds meer MKB-bedrijven, alsmede overheidsorganisaties implementeren UBL met als direct doel een kostenbesparing op het verwerkingsproces van facturen en documenten. De Nederlandse overheid heeft als doel om in 2017 100% elektronisch te factureren. Europese richtlijnen schrijven voor dat eind 2018 alle facturen die betrekking hebben op aanbestedende diensten in Europa digitaal gefactureerd dienen te worden.

Waarom digitaal factureren?

Steeds meer bedrijven en organisaties stappen over naar het elektronisch opstellen en versturen van facturen, bestelbonnen, aanmaningen, offertes en overige financiƫle of administratieve documenten. Door deze documenten in UBL-formaat op te maken zijn deze uniform. Iedere applicatie die gebruik maakt van UBL weet dus precies hoe met deze bestanden om te gaan. Het XML-gebaseerde UBL-bestand bevat een vaste structuur aan velden. Ongeacht de omschrijving die een leverancier gebruikt, is de informatie altijd op dezelfde wijze opgebouwd.

 

Digitaal factureren biedt vele voordelen, het grootste is wellicht dat vrijwel geen enkele handmatige handeling meer nodig is voor het verwerken en versturen van facturen. Dit levert een tijdswinst op en drukt daardoor direct personeelskosten. Daarnaast worden bijvoorbeeld ook porto- en drukkosten tot nul gereduceerd. Het digitaal versturen van facturen met UBL maakt ook de kans op fouten drastisch lager.

 

Kort samengevat biedt het de volgende voordelen:

 

  • Tijd besparen.
  • Kosten besparen.
  • Betalingen zijn sneller binnen.
  • Minder kans op fouten bij het aanmaken en verwerken van facturen.
  • Actueler overzicht direct in de boekhoudsoftware.
  • Minder tijd kwijt aan administratieve handelingen en dus meer tijd voor service aan de klant.

Robotic Accounting

Een boekhoudsysteem dat meedenkt met de ondernemer, dus software die zich aanpast aan de processen en niet anders om. Automatisch wat automatisch kan en vaarwel zeggen tegen papieren facturen en handmatige handelingen. M.a.w.: Robotic accounting - administratietaken zoveel mogelijk automatiseren.

 

Steeds meer bedrijven en organisaties dragen al het UBL-Ready label. Dit maakt het interessant om facturen digitaal via UBL te gaan versturen. Sterker nog, veel bedrijven eisen zelfs dat facturen in UBL-formaat worden aangeleverd of versturen alleen nog maar digitaal facturen.

 

Veel softwarepaketten als Exact Online en Visma.net ondersteunen het verwerken en versturen van UBL-bestanden al. Daarmee is een eerste stap in het automatiseren van digitaal factureren al gezet. Maar het versturen en verwerken van deze bestanden gebeurt nog veelal handmatig. TaskCentre kan deze en vele andere processen volledig automatiseren. Zodra een e-factuur per e-mail binnenkomt kan TaskCentre deze automatisch inlezen in het ERP-pakket. Wordt een factuur in het ERP-systeem klaargezet voor verzenden, dan voert Orbis TaskCentre deze actie automatisch uit. Het digitaal begeleidend schrijven wordt tevens automatisch en geheel conform de eigen huisstijl opgemaakt. Zo kunnen dus vrijwel alle processen volledig geautomatiseerd worden.

De voordelen op een rij

Het volledig automatiseren van UBL-processen biedt nog meer voordelen:

 

  • Het levert een tijdswinst op administratiewerk op en dus ook geld.
  • Bedrijfs- en klantgegevens zijn altijd up-to-date.
  • De kans op invoerfouten wordt tot nul gereduceerd.
  • Volledigheid, juistheid en tijdigheid van informatie worden hiermee bereikt.
  • De kwaliteit van informatie-uitwisseling wordt aanzienlijk verbeterd.
  • Geen extra (porto-/print)kosten meer voor het maken, printen en verzenden van facturen.

 

Organisaties, bedrijven of instanties worden steeds digitaler maar missen vaak de tools om al hun processen zo soepel mogelijk en volledig volgens de eigen Business Rules te laten verlopen. Orbis TaskCentre biedt deze en andere bedrijven de tools die zij nodig hebben.

e-facturatie met UBL iets voor u?

Organisaties en bedrijven willen minder tijd aan administratie handelingen besteden en juist meer tijd aan service voor de klant. Orbis TaskCentre kan op een snelle, eenvoudige en kostenbesparende wijze alle processen volledig automatiseren. Wilt u weten wat TaskCentre voor u kan betekenen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op en wij laten u graag de kracht en mogelijkheden van Orbis TaskCentre en al onze tools en integratie oplossingen zien.

Producten
Social Media
Deel dit bericht via uw eigen
social media kanaal:
Meer informatie over de gebruikte producten of deze case study?
LinkedIn Vimeo YouTube