Een ogenblik geduld aub...
De website wordt geladen...
Twitter LinkedIn Vimeo YouTube Facebook
Orbis Software video's:
|
infosessies
De MS Exchange Connector Tool
Onze video's worden extern gehost.
Om te voldoen aan de AVG/GDPR wetgeving en
deze video's af te kunnen spelen dient u
statistische-cookies te accepteren.
Video Inhoud
  • Video details
  • Gesproken tekst
  • Veelgestelde vragen
  • Links & downloads
Niet beschikbaar
De MS Exchange Connector Tool
21-09-2015 00h 32m 14s Niveau: Hoog Orbis TaskCentre, MS Exchange Connector Tool
De Orbis TaskCentre Exchange integratie oplossing kan de gegevensstroom tussen Microsoft Exchange en uw bestaande bedrijfsapplicaties volledig automatiseren. Kortom, het vermijd onnodige handelingen, extra kosten en tijd.

Met de Orbis TaskCentre Exchange connector tool is het onder meer mogelijk om:

  • Automatisch kalenderitems aan te maken in Microsoft Outlook
    Orbis TaskCentre kan automatisch verandering van gegevens in bedrijfsapplicaties herkennen en zodoende dynamisch Microsoft Outlook kalender items creëren.
  • Automatisch todo-items aan te maken in Microsoft Outlook
    Orbis TaskCentre automatiseert niet alleen de creatie van Microsoft Outlook taken gebaseerd op gegevensveranderingen binnen andere applicaties, het kan tevens gekoppelde KPI-rapportages voor analyse genereren en verspreiden.
  • Automatisch contactitems aan te maken in Microsoft Outlook
    Orbis TaskCentre kan volledig automatisch contacten binnen Microsoft Outlook aanmaken. Het maakt daarbij niet uit waar Orbis TaskCentre deze gegevens vandaan moet halen. Orbis TaskCentre is dus volledig systeem onafhankelijk.

In deze infosessie komen de volgende onderdelen aan bod:
Deel deze video:
De MS Exchange Connector Tool

Goedemorgen allemaal voor vandaag staat op het programma de infosessie voor Microsoft exchange.

Waarom de Microsoft exchange connector?
Nou, de meeste medewerkers brengen de meeste tijd van dag door in outlook en sterker nog, de administratieve kosten voor het handmatig aanmaken van o.a. kalenderafspraken, taken en contacten, is een kostenpost die liever vermeden wordt.

Orbis TaskCentre kan de stroom tussen vrijwel elke bedrijfsapplicatie en exchange automatiseren middels deze connector.

Wanneer we kijken naar de exchange connector dan is het mogelijk deze te koppelen aan meerdere exchange servers. Er is geen aparte installatie en forwarding nodig op de exchange server, dus hoeft u daar niet heel veel instellingen aan te passen of installaties uit te voeren.

Het is mogelijk om ook terug te schrijven naar Exchange en er kunnen meerdere mailboxen tegelijk uitgelezen worden in 1 taak en 1 run. En zo zijn er vele voordelen meer die tijdens deze sessie ook besproken zullen worden.

Welke onderdelen kunnen we synchroniseren met de exchange connector?
Allereerst de kalenderitems. Hier staan een paar voorbeelden die we kunnen automatiseren bijvoorbeeld sales-meeting die in een crm-pakket ingevoerd zijn automatisch naar outlook synchroniseren. Goedgekeurde vakantiedagen vanuit een HR-pakket en afspraken van bijvoorbeeld service-contracten, zodat die ook automatisch in outlook beschikbaar zijn. Dan taken. Todo's uit een ERP-systeem kunnen we synchroniseren met todo's in outlook. Contactpersonen. Contactpersonen uit verschillende pakketten, verschillende erp-systemen, die we beschikbaar kunnen maken in outlook.

En als laatste e-mail. Bijvoorbeeld binnengekomen email automatisch in het erp-systeem zetten, bijvoorbeeld als verzoek met daaraan gekoppeld een document met het e-mail bericht.

Welk connectoren zijn er?
Als we kijken naar de TaskCentre connectoren dan zijn er twee namelijk de exchange event agent en de exchange connector. De exchange connector is degene die de mail uitleest en die de vervolgstappen gaat uitvoeren. Dus die ervoor zorgt dat er een afspraak gemaakt wordt in outlook, dat de mails ingelezen worden en vervolgens doorgezet naar Synergy worden.

Als we kijken naar de event-agent, die kan ervoor zorgen op het moment dat er op een bepaald email account een email binnenkomt dat deze automatisch gaat starten en op basis daarvan bijvoorbeeld een taak gaat draaien.

Dan de installatie van de exchange connector. Allereerst is dat een aparte tool-pack die gedownload moet worden. Wanneer je die gedownload hebt zie je daar ook de release-notes bij staan. Daarin staat o.a. welke versies ondersteund worden van exchange. Zoals je hier ziet is dat 2010 t/m 2013 en dan zowel on-premises hosted of office 365. Er staan installatie en upgrade-instructies bij, dus waar moeten welke onderdelen geïnstalleerd worden. En als laatste aanpassingen in exchange. Daarbij is het belangrijkste welke wijzigingen doorgevoerd moeten worden voor de rechten binnen exchange. Je gaat bijvoorbeeld een email box uitlezen en de betreffende persoon waaronder je dat doet moet ook bepaalde rechten hebben.

Wanneer we kijken naar die release-notes, dan zien we daar een aantal belangrijke zaken. Belangrijkste begint bij de installatie en upgrade-instructies. Hier staat precies waar bepaalde onderdelen geïnstalleerd moeten worden en wanneer we verder kijken dan zien we hier ook de changes required in exchange oftewel, welke rechten zijn er nodig binnen exchange om bepaalde acties uit te kunnen voeren. Dus de systeembeheerder kan die documenten erbij pakken en de rechten daarvoor aanpassen, zodat deze gebruikt kan worden binnen de exchange connector.
Daarnaast heb je nog een aantal andere opties staan, zoals bijvoorbeeld hoe je connecties moet aanmaken en als er bijvoorbeeld zaken toegevoegd zijn. Maar deze zal ik tijdens de sessie behandelen.

 

Wanneer we kijken naar de installatie, dan hadden we het over de release-notes. Om gebruik te kunnen maken van exchange connector is minimaal versie 4.6 vereist van Orbis TaskCentre. Daarna kun je gaan starten met de installatie van de tool-pack. Wanneer we gaan kijken naar de installatie dan komen daar een aantal belangrijke schermen naar voren die ik hier laat zien.

Allereerst de connectoren. De twee verschillende connectoren kun je apart installeren. De MS Exchange connector is degene die altijd nodig is, omdat je anders geen verbinding kunt maken en niets kunt uitvoeren op de exchange server. De exchange event-agent is optioneel, dat is het onderdeel dat ervoor zorgt dat, op het moment dat er een bepaalde email binnenkomt dat dan direct een bepaalde actie uitgevoerd gaat worden.

Dan hebben we de sql-informatie voor de database. Wanneer je de exchange event-agent ook installeert, dan maakt deze ook een sql-database aan. En in die sql-database wordt bepaalde data weggeschreven die gebruikt wordt voor die connector.
en hier staat op welke sql-server je wil dat die database aangemaakt wordt.

Dan de exchange event-agent configuratie, oftewel onder welke gebruiker moet de betreffende service draaien? Dan de volgende stap is e exchange server connection. Daar in geef je aan welke gebruiker met welk wachtwoord en domein verbinding moet maken met de exchange server. En dan zie je dat daar de service-url ingegeven kan worden. Het gaat over de exchange punt asmx, daar moet je een connectie naar maken.
Dan de inrichting van de exchange connector. Wanneer we naar TaskCentre kijken zijn er 2 onderdelen die uitgevoerd moeten worden. Allereerst de licentie registreren en daarna de connectie aanmaken en dat zal ik zo dadelijk laten zien aan de hand van een voorbeeld. Dan algemeen. De e-mails die binnenkomen sla je op in een directory, en daarvoor dien je een folder aan te maken op de server. En binnen die folder zullen diverse subfolders aangemaakt worden waar de betreffende informatie weggeschreven wordt zoals het attachment en de email bijvoorbeeld.

Dan hebben we de sql-database. In het voorbeeld dat ik laat zien van het inlezen van e-mails en die automatisch het verzoek en document aanmaken hebben wij gebruik gemaakt van een sql-database.

Wanneer we naar de sql-database kijken, dan zijn daar een aantal tabellen belangrijk. Allereerst de email folders. Daarin staat welke emailboxen en folders van de betreffende emailboxen uitgelezen moeten worden. Dan de orbis tb exchange filters. Daarin staan alle filters voor het uitlezen van e-mails. Wat daarin staat is bijvoorbeeld dat alleen e-mails die vandaag binnengekomen zijn opgehaald moeten worden, zodat je niet altijd alle e-mails op gaat halen.

En als laatste voor de instellingen, de exchange settings. Daarin staan onder andere alle mappen die de exchange connector gebruikt. Dit zal dadelijk duidelijk worden aan de hand van het voorbeeld. Dan nog een aantal algemene tabellen.

Allereerst de exchange inbox find. Daar worden alle binnengekomen e-mails weggeschreven met een bepaald ID. Daarna een aantal exchange get-tabellen. Er zijn verschillende get-tabellen vandaar het sterretje. Daarin staat de gedetailleerde informatie van de e-mails. En als laatste de exchange mail-types. Daarin staat bijvoorbeeld dat als een bepaald type email binnenkomt, dan moet deze een bepaalde categorie in bijvoorbeeld synergy hebben bij het aanmaken van het document.
Nu een voorbeeld van de exchange koppeling. Stel er komt een email binnen in een bepaalde emailbox, ik zal hiervoor mijn eigen emailbox gebruiken. Deze email moet automatisch uitgelezen worden. Daarna moet deze als document opgeslagen worden in synergy en voor deze email wil ik ook een verzoek aanmaken. En als laatste wil ik dat het document waar het over gaat, gekoppeld wordt aan het verzoek dat aangemaakt is, zodat ik in mijn werkstroom een verzoek heb staan met de binnengekomen email met een aantal velden uit de email en daaraan gekoppeld het email-bericht als document.

Voor dit voorbeeld heb ik een aantal taken gedefinieerd. Allereerst een aparte taak voor het ophalen van de e-mails. Dan gaan we daadwerkelijk de email importeren in de database. Daarna een taak voor het document aanmaken in Synergy. Verzoeken aanmaken in Synergy. En als laatste het markeren van email wanneer deze afgehandeld is.

Wanneer we gaan kijken binnen TaskCentre dan hebben we, zodra de tool-pack voor exchange geïnstalleerd is, een extra menu namelijk "specialist" en daarnaast zie je dan de MS Exchange Connector Tool staan.

Wanneer we deze tool openen, dan zien we dat deze een aantal instellingen bevat. Allereerst de connecties zelf. Wanneer we deze bekijken dan zien we allereerst de connectienaam. Daarnaast zie je de exchange versie staan, daaronder zie je server-url staan in dit geval van de interne exchange server van ons.

Het is ook mogelijk om op basis van een email adres de url op te laten zoeken. Daaronder geef je de credentials aan. Dus welke gebruiker gaat verbinding maken met die exchange-server.

En onderin zie je nog staan, update objects and operations. Daarvoor geldt dat, wanneer je een nieuwe versie zou installeren van de connector-tool, dat ook de objecten en operaties die nieuw zijn in die nieuwe versie, toegevoegd worden en ook zichtbaar zijn binnen de connector.

Binnen deze connector kun je kiezen voor test. Er wordt dan gekeken of deze een verbinding kan maken met de exchange server. In dit geval is die succesvol. Ik kies hier voor OK en deze ga ik annuleren.

Zo kun je meerdere connecties maken met meerdere exchange servers. Binnen dit venster heb je ook nog een "use extended logging". Daarmee is het mogelijk om extra informatie in de event-log van de taak weg te laten schrijven. Dus wanneer je een taak gaat maken en gaat kijken wat deze nu allemaal gedaan heeft tijdens de taak, is het verstandig om de "use extended logging" aan te zetten, zo kun je in geval van een verkeerde inrichting van de taak ook gemakkelijk zien wat de oorzaak is.

Nadat de connectie aangemaakt is, kun je in principe de taken voor de exchange koppeling aan gaan maken. Ik heb op deze omgeving een Microsoft exchange folder aangemaakt. En dan heb ik hier een 5-tal taken.

Wat ik wil doen is een e-mail die binnenkomt in mijn email box, ga ik allereerst ophalen, dat ga ik met deze taak doen, vervolgens ga ik die importeren zodat we er ook daadwerkelijk iets mee kunnen gaan doen. Dan gaan we een document en verzoek aanmaken en vervolgens ga ik die markeren, dus binnen de email box, dat deze ook afgehandeld is.
Wanneer we kijken in mijn mailbox, dan heb ik daar een email staan, overzicht deelnemers van de infosessie van zojuist. Wanneer ik nu ga kijken binnen de taak, dan hebben we allereerst het ophalen email en binnen deze taak heb je een aantal stappen.

Allereerst ophalen folders en filters, wanneer ik deze draai dan zie je daar een aantal instellingen staan. De inbox van mijn email-adres en daarbij de operator is groter dan of gelijk aan en de datum is vandaag. Dus alles wat vandaag binnengekomen is zal deze gaan inlezen.

Dat zijn instellingen die binnen de database bepaald zijn. Ik zal de SQL-management studio opstarten, om een aantal dingen te laten zien. Voor dit voorbeeld heb ik nu alleen mijn emailbox gebruikt en ook alleen de inbox. Maar je kunt daar dus ook andere folders gebruiken. Als we goed kijken dan hebben we hier twee database die betrekking hebben op de exchange koppeling.

Allereerst de MS-event agent. Dat is database die de agent zelf aangemaakt heeft. Daaronder hebben wij een orbis exchange database aangemaakt, met daarin een aantal tabellen en een aantal views en een aantal procedures. Ik zal de belangrijkste daarvan uitleggen wat die doen.

Wanneer we hier kijken dan hebben we de tabel, filters. Wanneer we deze draaien dan zie je daar de tabel staan met de inbox en een search-operator. Hier hebben we de
search-expression. In deze tabel is die leeg, dat komt omdat we binnen de database ook een view aangemaakt hebben en wanneer we in de view kijken, dan zien we daar wel de datum staan. In de tabel kun je namelijk niet de datum van vandaag zetten, dat kan wel maar dan staat morgen nog de datum van vandaag erin. In de view hebben we gewoon de get-date functie gezet, zodat deze de datum van vandaag laat zien.

Er zijn twee manieren, je kunt zeggen ik zet in de tabel bijvoorbeeld een datum, maar dat kan ook variabel in de view. Dus met de formule voor vandaag, toont deze dus altijd vandaag en zal deze alleen de e-mails die vandaag binnengekomen zijn laten zien.

Dan hebben we de instellingen.
Wanneer we deze uitvoeren, dan zien we hier de folder staan op deze VM-omgeving. We hebben daar een attachment-folder, de emailfolder, bodyfolder, de inline attachment-folder , dat is voor de afbeeldingen die binnen een email staan en we hebben de body-output.

Voor de body-output hebben we twee varianten, we hebben de tekst en we hebben de html. En ik zal dadelijk laten zien wat we daarmee kunnen doen. En we hebben de email folders. Hierin staat welke folders we willen uit gaan lezen met die exchange connector.

Dus ik heb hier alleen staan gerard klokgieters @ orbis streepje software punt nl en de inbox. Ik kan hier dus redelijk eenvoudig andere mailboxen toevoegen en dan worden die meegenomen in de exchange-connector. Wanneer deze instellingen gedefinieerd zijn kunnen we naar de taak gaan. De eerste taak die zorgt ervoor dat exchange uitgelezen wordt en dat je dus kunt zien welke e-mails er binnengekomen zijn.

Dat doen we door allereerst de instellingen op te vragen.
Vervolgens een recordset-to-xml en die beiden we aan, aan de exchange-connector.
Voor de exchange connector geldt, dat we op het eerste tabblad aangeven wat als input gebruikt moet worden voor de exchange connector. En je ziet dat deze een xml als input nodig heeft. Vandaar dat ook de recordset-to-xml ertussen staat die dus de recordset van de ODBC-actie vertaald naar een xml-formaat zodat die hem in kan lezen binnen de exchange-connector.

Dan hebben we de connection, hier selecteer je de betreffende exchange-connectie. Daarna hebben we de mapping, daarvoor geldt dat je allereerst een object dient te selecteren. Daar zie je de kalender item, de contact item, de task item en in dit voorbeeld de message item. We gaan de message item gebruiken omdat we inderdaad de email willen gaan uitlezen. En bij de operation kiezen we voor de find, oftewel hij gaat zoeken welke e-mails er binnengekomen zijn.

Je ziet hier ook een aantal andere operations, zoals het aanmaken, het verwijderen, het doorsturen en een reply sturen en eventueel updaten. Wanneer je hier kijkt dan kun je deze openklappen en je ziet links de kolommen die ook aangemaakt zijn in de ODBC-actie en rechts zie je de doelvelden van de exchange connector. Deze kun je eenvoudig koppelen, ik zal dat even laten zien. Je kiest voor email, houdt de muis ingedrukt en je sleept hem naar het doelveld wat je rechts ziet staan.

Als je goed kijkt, zie je hier rechts drie velden vetgedrukt, dat wil zeggen dat ze verplicht zijn. Als we deze velden gekoppeld hebben, kunnen we deze stap opslaan. Wat we vervolgens doen is met een stored-procedure de informatie in de exchange database opgeslaan. En daarbij nemen we ook de output-data en de error-data mee zodat die ook in de juiste tabel staan met de betreffende informatie.

Hier kiezen we voor annuleren. Daarnaast gaan we de gevonden email, dus de output XML, ook als XML bestand opslaan in de directory c orbis exchange en hier hebben we nu een start taak staan die de volgende taak gaat starten, maar die heb ik nu even uitgezet, omdat ik bij de infosessie taak voor taak wil laten zien.

Ok, deze sluiten we nu even af en we gaan met rechter-muis kiezen voor Queue Now. Dan gaat deze taak draaien. Deze heeft nu de stappen uitgevoerd voor het ophalen van de e-mails.

Wanneer we in de database gaan kijken dan worden deze weggeschreven in de tabel
inbox find. Wat je hier ziet staan is een sessie-id die we genereren en belangrijkste is dat de exchange message ID en de change Key weggeschreven zijn. Dat zijn de unieke keys die exchange gegenereerd heeft en op basis daarvan weet je dus welke e-mails het zijn.

Deze taak zorgt er voor dat er gekeken wordt in de mailbox of er nieuwe e-mails zijn en die e-mails worden in de tussentabel gezet. Wanneer je werkt met de agent dan heb je deze taak niet nodig, omdat de agent er dan voor zorgt dat die tabel gevuld wordt.

Daarna hebben we de taak import-e-mails. Die gaat daadwerkelijk de e-mails importeren. De eerste stap daarin is het ophalen van de geïmporteerde e-mails. Daarvoor hebben we de view Orbis vw Exchange Importmails gemaakt. Wanneer we deze uitvoeren dan zie je precies staan in welke mappen bepaalde data weggeschreven gaat worden. En je ziet daar ook een exchange message id staan. Hier staat een decision tussen, die gaat controleren of er regels zijn uit deze OLEDB-actie. Zijn er geen regels dan stopt deze taak, zijn er wel regels dat gaat deze door naar de record-set to xml. Deze stap zorgt ervoor dat de output van de OLEDB-actie, leesbaar is voor de exchange connector.
Wanneer we gaan kijken in de exchange connector, geldt weer dat we bij de eerste weer aangeven wat als input gebruikt moet worden. Daarna hebben we de connectie geselecteerd en we kiezen voor het object, message-item, en dan de get operation. Als we deze openklappen, zien we daar een aantal namen naar voren komen. We hebben de attachment folder, de emailfolder, de bodyfolder, de inline attachment folder, dus de afbeeldingen die binnen de email zitten, en de exchange message-id.

Belangrijk te weten is de body-output, die kun je koppelen aan de body-type. Daar heb je twee types, je hebt daar html en je hebt text. Wanneer je niets koppelt, dus geen body-type meegeeft, zal daar standaard de html gebruikt worden. Ik kies hier even voor annuleren.

Deze is het ophalen e-mails html. Daarnaast gaan we ook de e-mails ophalen voor tekst. Daar hebben we eigenlijk dezelfde geselecteerd alleen het enige verschil is dat we hier ook de body-type gevuld hebben en die is hier als tekst gevuld, zoals je zojuist kon zien in de ODBC actie.

Dus met deze twee stappen zorg je ervoor dat de email zowel in HTML als in tekst opgehaald wordt en dat je daar de vervolg stappen mee kunt gaat uitvoeren.
De html kun je goed gebruiken voor bijvoorbeeld een document aan te maken en de tekst kun je gebruiken om daar bepaalde filters op los te laten. Stel dat je het veld van de afzender bijvoorbeeld wilt hebben en die wil wegschrijven binnen een vrij veld in een verzoek, dan kun je het beste de tekst gebruiken, omdat dat gemakkelijker te controleren is.

Dan hebben we daar een stored-procedure staan die de informatie in de tussentabel gaat zetten. En zowel voor de outputdata als voor de error-data. Dat hebben we voor de tekst en dat hebben we voor de html. Dan hebben we hier een stored-procedure "Assign mails". Wat je daarmee kunt doen is bijvoorbeeld op basis van bepaalde inhoud van een email, kun je een type koppelen aan een binnengekomen email. Zo kun je dus zeggen dat, bijvoorbeeld een out-of-office automatisch afgevinkt wordt als zijnde afgehandeld.

Of dat je een out-of-office reactie automatisch verwijderd of eventueel naar een andere map zet. Deze sluiten we af. En als laatste wordt de output ook opgeslagen in de betreffende directories.

We kiezen voor de ms exchange directory en dan wordt daar de get email in html weggeschreven. En hier wordt de get email tekst xml weggeschreven. En hiervoor geldt dat een document taak gestart wordt, die het document aanmaakt binnen Synergy. Deze gaan we even annuleren en we kiezen voor Queue Now. Dan zie je dat iet netjes deze stappen gaat uitvoeren.

Wanneer we nu gaan kijken in de directories dan hebben we daar een aantal gegevens staan. Hier hebben we netjes de get email html en get mail text staan en in de exchange map heb je drie folders die aangemaakt zijn, namelijk met attachments, met daarin de gegevens van die attachment. Daarnaast heb je de body staan van de email, met de betreffende informatie erin. Bijvoorbeeld het tekstbestand met daarin de tekst uit de email. En we hebben de totale email ook. Deze kunnen we hier ook openen en dan ook precies zien wat er in de mail staat.

Zo kun je ook de betreffende email opvragen. Dus die staat ook als bestand op de server.
Dus binnen de exchange map heb je de verschillende folders staan met de verschillende bestanden.

Wat we dan kunnen gaan doen is het document aanmaken in Synergy.
Allereerst hebben twee stappen gemaakt voor de inline attachments die ervoor zorgt dat de inline attachments in synergy weggeschreven gaan worden. Daarna gaan we de informatie ophalen om de documenten aan te maken. Daarvoor hebben we ook een aparte view aangemaakt, de mails-documents. Wanneer we deze gaan draaien, dan zien we daar de data staan, met daarin de sessie-ID, met daarbij bepaalde informatie die we nodig hebben.

Dus de To, de mail-from. In dit voorbeeld is die gelijk, omdat het email is die ik naar mezelf doorgestuurd heb. De subject van de email, we hebben als kolommen toegevoegd de body-tekst, de body-html, de body-pathfilename en daar hebben we ook een aantal categorieën gekoppeld.

De categorieën kun je op meerdere manieren aangeven. Als we gaan kijken binnen de view orbis exchange mails documents, dan zal ik deze view kort even laten zien. We gaan naar Alter-To en we zien hier de betreffende view staan. Als we gaan kijken naar de categorieën, dan zie je dat deze gaat kijken naar een tabel en die tabel is orbis exchange mailtypes. En wanneer we die gaan bekijken, dat zal ik via de select top 1000 even doen, dan zien we hier staan, als het mail-type mail is, dan is het request-type 1, het document maincategory is 6, de categorie communications en de subcategory general.

Het type mail bepaalt dus uiteindelijk welk documenttype en welke categorieën aan het document gekoppeld worden binnen Synergy.

Deze wordt toegekend door de assign stap die we zojuist hebben gezien. En wat wij daar gedaan hebben is een type bounce aangemaakt, die gebruiken wij voor e-mails die niet aangekomen zijn, dus bijvoorbeeld staat er dan in het subject "onbestelbaar".

We hebben automatic als type, dat zijn de out-of-office replies, bijvoorbeeld in de vakantieperiode's en we hebben het mail-type. En het orbis-type mail, is voor ons een teken dat het gewone e-mails zijn die uitgelezen moeten worden.

Wanneer we verder naar deze taak kijken hebben we hier een recordset-to-xml en die bieden we vervolgens aan, aan de integration actie. En ook daarvoor geldt dat we bij general de input aangeven. Daarna hebben we via connectie, de administratie die je wilt gebruiken. En dan bij mapping, hebben we een aantal velden die je kunt koppelen voor het document.

Dan zal ik de attachment ook even openzetten en dan kun je zo zien welke velden wij gekoppeld hebben.
Binnen deze taak hebben we ook twee stappen toegevoegd voor de output van de integration actie en de error-data. De output-data geeft alle informatie die juist gegaan is , dus alle documenten die aangemaakt zijn worden via de output-data in de tussentabel weggeschreven en dat doen we in deze stap. En daarbij hebben we de orbis-referentie meegenomen, het document id en we geven een status mee. En die status zorgt ervoor dat deze bij de volgende run niet meer meegenomen wordt. Dit is voor de juist records.

 

Dan hebben we ook nog de stappen toegevoegd voor eventuele errors die voorkomen. Een reden daarvoor kan zijn dat we een verkeerde categorie gekoppeld hebben, of dat we bepaalde zaken missen binnen de integration actie. Daarvoor gebruiken wij ook dezelfde stored-procedure, die ervoor zorgt dat, ook weer hier de referentie weggeschreven wordt.

Daarnaast hebben we een status 2 staan. En in de foutmelding komt dan de melding die naar voren komt bij het aanmaken van dat document. Dus bijvoorbeeld, als je geen rechten hebt. En als laatste wordt hier een taak gestart die de verzoeken gaat aanmaken.

Voordat we deze taak gaan uitvoeren zal ik eerst even synergy opstarten.
Wanneer we bij de documenten gaan kijken, staan daar nog geen documenten bij.

Ik zal het type even leegmaken. Dan gaan we deze taak draaien. Onderin zie je netjes de stappen staan die uitgevoerd zijn. Je ziet de output stappen, die hebben 1 record execution succeeded. En de errors, en dat is natuurlijk ook de bedoeling, 0 records.

Als we nu binnen synergy gaan kijken, dan zien we dat daar een document aangemaakt is.

Het verzoek aanmaken is de volgende taak die we uit gaan voeren.
Daar zal ik kort toelichten. Allereerst halen we data op van de verzoeken die aangemaakt dienen te worden. Wat even daarbij belangrijk is, is dat we daar ook de afzender en de mailfrom en subject gedefinieerd hebben, zodat we die ook als tekst-veld binnen het verzoek kunnen gaan registreren.

Als we dan kijken naar het toevoegen verzoeken stap, dan zien we links de inhoud staan van de ODBC-actie en rechts zien we alle doelvelden staan. Je ziet hier ook staan dat wij de freefields gekoppeld hebben oftewel in freedatumfield 1 komt de datum van de ontvangst van de email te staan. In de freetekstfield 1 staat de to en de mailfrom staat in freetekstfield 2. Dus op die manier kan ook die data wegschrijven worden binnen het verzoek.

Als we deze taak dan gaan draaien...Queue Now. Dan zien we dat deze inderdaad een output gegeven heeft met daarin 1 verzoek. En als we dan binnen synergy gaan kijken, dan zien we hier inderdaad de checked-task staan met daarin de email die we zojuist ingelezen hebben, met daarbij het document met de informatie. Dus hier staat de inhoud van de email die we zojuist ingelezen hebben.

Op die manier kunnen wij er dus voor zorgen dat wanneer je een email binnenkrijgt op een bepaald email-adres, dat deze als verzoek aangemaakt wordt in synergy met daaraan gekoppeld het document. Zo kun je er dus ook voor zorgen dat bijvoorbeeld
bounced-mails, e-mails die dus niet aangekomen zijn om wat voor een reden dan ook, dat die een apart verzoektype hebben. Zo zou iemand dus kunnen gaan controleren waarom de e-mails niet aangekomen zijn. Je hebt dus binnen je ERP-systeem, of een verkeerd email adres staan, of de medewerker is niet meer in dienst, dat kun je op die manier dus redelijk eenvoudig opvangen.
En dan kun je er dus voor zorgen dat de volgende keer niet weer naar hetzelfde email adres een mailing gestuurd wordt.
Dit is het voorbeeld voor e-mails die binnenkomen en als document en verzoek aangemaakt worden binnen Synergy.

Dan wil ik als laatste laten zien dat je kalenderafspraken kunt synchroniseren tussen outlook en synergy bijvoorbeeld.

Als we bijvoorbeeld naar onze situatie kijken, dan registreren wij afspraken in zowel synergy als in outlook. Het verzoek van de afspraak wordt aangemaakt in synergy en die wordt vervolgens als afspraak geregistreerd binnen outlook. En zodra in synergy iets wijzigt wordt deze ook in outlook geüpdate.

Wanneer we dan kijken naar de taak, dan zien we hier een aantal processen. Allereerst voor het ophalen van nieuwe kalenderitems, dus die gaat kijken of er nieuwe kalenderafspraken staan in synergy. Die wordt vervolgens aangemaakt in exchange. Met daarbij een memory-stap dat inderdaad gesynchroniseerd is naar outlook.

Vervolgens wordt er gekeken of er een kalenderafspraak in synergy gewijzigd is. Of eventueel, dat ie verwijderd is. En aan de hand van dit resultaat wordt ie of geüpdate in exchange of hij wordt verwijderd uit exchange. En op die manier kun je dus eenvoudig de synchronisatie opzetten tussen bijvoorbeeld synergy en outlook.

Andersom geldt hetzelfde. Je kunt zodra er iets wijzigt binnen exchange ervoor zorgen dat het verzoek in synergy aangepast wordt. Het enige verschil daarin is, dat je hier niet de exchange connector hebt, maar dat je de integration actie hebt, zodat je het verzoek of de afspraak kunt gaan updaten.

Dan hebben we binnen het voorbeeld van zojuist nog 1 stap, namelijk het markeren van email. Wat je hier mee kunt doen, is ervoor zorgen dat op het moment als er een email uitgelezen is en als verzoek en document in synergy aangemaakt is, dat deze als afgehandeld afgevinkt wordt. Daarvoor hebben we allereerst een view gemaakt, met de mails completed. Wanneer we deze draaien, dan zien we hier inderdaad de message id staan van exchange. En deze gaan we vervolgens updaten. Dus we kiezen voor message-item en de operation update. En als we deze openklappen, zie je dat je hier inderdaad bepaalde zaken gaat updaten. Dus bij follow-up, vullen we een einddatum en markeren hem als completed. We kiezen hier voor oke, en we kunnen deze draaien. Deze heeft nu gedraaid en dan gaan we nu in mijn mailbox kijken en dan zien we dat deze email aan de rechterzijde gemarkeerd is als zijnde afgehandeld. Zo kun je er dus voor zorgen dat, de uitgelezen e-mails afgevinkt worden. Je kunt ook een bepaalde categorie koppelen.

Ok, tot zo ver de infosessie over exchange.

Veelgestelde vragen
Uw vraag staat hier niet bij? Stel hem dan gelijk via onze Portal.
Wellicht ook interessant voor u:
Integreer MS Exchange heel eenvoudig binnen uw interne processen
Integreer MS Exchange heel eenvoudig binnen uw interne processen
[ Bekijk video ]
De Exact Synergy Integration Tool
De Exact Synergy Integration Tool
[ Bekijk video ]
Debman4U, in slechts 30 minuten kunt u zelf aan de slag
Debman4U, in slechts 30 minuten kunt u zelf aan de slag
[ Bekijk video ]
Portal4U, Deel 1: Commercieel
Portal4U, Deel 1: Commercieel
[ Bekijk video ]
Portal4U, Deel 2: De Basis
Portal4U, Deel 2: De Basis
[ Bekijk video ]
Meer weten over Orbis Software Benelux BV en zijn producten?
LinkedIn Vimeo YouTube