Een ogenblik geduld aub...
De website wordt geladen...
Twitter LinkedIn Vimeo YouTube Facebook
Orbis Software video's:
|
voorbeeldtaken
Wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren bewaken
Onze video's worden extern gehost.
Om te voldoen aan de AVG/GDPR wetgeving en
deze video's af te kunnen spelen dient u
statistische-cookies te accepteren.
Video Inhoud
  • Video details
  • Gesproken tekst
  • Veelgestelde vragen
  • Links & downloads
Wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren bewaken
01-09-2016 00h 07m 24s Niveau: Gemiddeld Orbis TaskCentre, Unit4 Multivers Integration Tool
Alvorens er betalingen gedaan worden op een nieuwe bankrekening van een crediteur wordt eerst getoetst of het nieuwe bankrekeningnummer inderdaad van deze crediteur is. Na goedkeuring (van de crediteur) wordt de crediteur vrijgegeven voor betalingen.

In deze infosessie komen de volgende onderdelen aan bod:
Deel deze video:
Wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren bewaken

Dit voorbeeld valt binnen ons CRICI concept onder de noemer controleren.

Computerfraude komt steeds vaker voor en er zijn een aantal processen die we graag willen borgen om te voorkomen dat er fraude gepleegd wordt. Een voorbeeld is het controleren van de de wijziging van een bankrekeningnummer bij een leverancier.

Het komt steeds vaker voor dat er briefpapier van een grote leverancier wordt genomen en dat iemand er gewoon opschrijft: "Geachte relatie, Ons bankrekeningnummer is gewijzigd. Ons nieuwe nummer is..." en hij schrijft er zijn eigen nummer op. "Wilt u zo vriendelijke zijn om dit in uw administratie aan te passen? Met vriendelijke groet, Sligro Groothandel". En stuurt deze brief vervolgens naar een groot aantal horeca-zaken. Daar komt die brief binnen en ja, we lezen dat en zeggen, OK, Sligro heeft een nieuw bankrekeningnummer gekregen en we gaan dat vervolgens wijzigen in ons ERP-systeem. S'avonds gaan we telebankieren, het geld gaat naar het foutieve rekeningnummer. Deze meneer gaat de dag daarna naar de bank, haalt zijn geld eraf en die is weg. We willen dat proces dus borgen. Het moet niet zomaar kunnen dat iemand een bankrekeningnummer in ons ERP-systeem kan wijzigen van een leverancier. We hebben daarvoor een taak in Orbis TaskCentre. Wat doet deze taak? Deze taak start op het moment dat er een bankrekeningnummer wordt gewijzigd bij een crediteur. Dat gebeurt op basis van een SQL-Trigger. Deze taak haalt de gegevens van die crediteur op uit het ERP-systeem waarna deze crediteur geblokkeerd wordt voor verdere betalingen. We kunnen dus geen betalingen meer doen. Er wordt een bericht klaargemaakt in de onze digitale huisstijl waarin we de crediteur vragen of het gewijzigde bankrekeningnummer juist is. En dit bericht wordt verstuurd aan de crediteur. En vervolgens wachten wij op antwoord, want dat is het tweede gedeelte van de taak.

We zullen nu het eerste gedeelte starten. Hoe doen we dat? Nou heel simpel, we gaan het bankrekeningnummer wijzigen bij de Sligro Horecagroothandel. Wanneer we naar financieel gaan staat hier een bestaand bankrekeningnummer, 045 (nul vier vijf) en we wijzigen dat in het nieuwe nummer 045 67 67 770 (nul vier vijf, zes zeven, zes zeven, zeven zeven nul)... We kiezen voor bewaren... Sluiten dit af... En we zien dat op dat moment de taak start.

Deze taak is inmiddels klaar en er is een e-mail gestuurd aan de heer Bruinsma van de Sligro. "Op 4 December heeft er een wijziging van uw bankrekeningnummer plaatsgevonden in onze administratie... Indien u akkoord bent klik op Akkoord, bent u niet akkoord klik op Niet Akkoord... Tot die tijd is uw rekeningnummer geblokkeerd voor betalingen onzerzijds." Dat betekend, als we teruggaan naar ons ERP-systeem en kiezen voor de crediteur Sligro, dat Orbis TaskCentre deze crediteur inderdaad geblokkeerd heeft voor betalingen. Dit blijft zo totdat wij een antwoord hebben ontvangen van meneer Bruinsma van de Sligro.

Het tweede gedeelte van deze taak start op het moment dat wij een antwoord terugkrijgen van meneer Bruinsma. Dit komt binnen per e-mail, dat zullen we zo dadelijk zien. Is meneer Bruinsma akkoord met het bankrekeningnummer, dan wordt dit deel van de taak uitgevoerd. Is meneer Bruinsma niet akkoord met het wijzigen van het bankrekeningnummer, dan wordt dit gedeelte van de taak uitgevoerd.

Als hij akkoord is, dan wordt de blokkade eraf gehaald en wordt er een bericht gestuurd: "Dank u wel voor uw antwoord, uw account is nu weer vrijgegeven, alles is in orde". Geeft meneer Bruinsma aan dat hij niet akkoord is dan hebben wij in dit voorbeeld ervoor gekozen om het oude bankrekeningnummer weer terug te zetten en ook hier meneer Bruinsma te informeren dat het oude bankrekeningnummer is teruggeplaatst. Daarnaast ontvangt ook de controller een e-mail dat een medewerker een foutief bankrekeningnummer heeft ingevuld.

Meneer Bruinsma heeft dit bericht gekregen en zegt "Dat is mijn bankrekeningnummer helemaal niet." en klikt op niet akkoord. En om te laten zien wat er gebeurt, hebben we er een stap tussen gezet. Er wordt namelijk een e-mail met een bepaalde string data teruggestuurd: BankRek 0 (nul) 601 222 (zes nul één, twee twee twee). In dit voorbeeld wordt dit gestuurd naar Orbis@demo.com. Op het moment dat meneer Bruinsma van de Sligro dit verstuurd, ziet Orbis TaskCentre dit bericht binnenkomen op de e-mail server en deze taak start dus automatisch op het moment dat een antwoord binnenkomt in de e-mail server. Orbis TaskCentre haalt vervolgens het juiste antwoord eruit. U ziet dat de akkoord-regel blauw blijft en niet uitgevoerd wordt omdat meneer Bruinsma van de Sligro voor niet akkoord heeft gekozen. En de hele procedure is nu uitgevoerd. Als we nu teruggaan naar ons ERP-systeem en de gegevens van de Sligro erbij halen, dan zien we dat de leverancier weer actief is en bij financieel het oude bankrekeningnummer is teruggeplaatst. Tevens is er een e-mail verstuurd aan de controller waarin staat: "Let even op! Bij de Sligro Horecagroothandel heeft Loe Hameleers een wijziging in het bankrekeningnummer aangebracht die door de Sligro niet akkoord bevonden is. Gelieve uw aandacht.". Het kan natuurlijk ook zijn dat de medewerker zijn eigen bankrekeningnummer heeft ingevuld. En meneer Bruinsma van de Sligro heeft ook een bericht gekregen: "Geachte heer Bruinsma, Hartelijk dank voor uw reactie. Het vorige bankrekeningnummer is weer geactiveerd binnen onze administratie.".

Dit is een voorbeeld hoe je zaken kunt controleren, borgen en bewaken. Je kunt het voor allerlei zaken toepassen, denk bijvoorbeeld aan vragen voor artikelen die al heel in backorder zijn aan klanten "Wilt u dit nog nageleverd krijgen", Ja of Nee, etc. etc.

Veelgestelde vragen
Uw vraag staat hier niet bij? Stel hem dan gelijk via onze Portal.
Wellicht ook interessant voor u:
Ingediende declaratie verwerken in Unit4 Multivers
Ingediende declaratie verwerken in Unit4 Multivers
[ Bekijk video ]
Unit4 Multivers Integration Tool en het verwerken van relatiegegevens
Unit4 Multivers Integration Tool en het verwerken van relatiegegevens
[ Bekijk video ]
Mogen we u even voorstellen: De Unit4 Multivers Integration Tool
Mogen we u even voorstellen: De Unit4 Multivers Integration Tool
[ Bekijk video ]
Versturen van facturen
Versturen van facturen
[ Bekijk video ]
Meer weten over Orbis Software Benelux BV en zijn producten?
LinkedIn Vimeo YouTube