Een ogenblik geduld aub...
De website wordt geladen...
Twitter LinkedIn Vimeo YouTube Facebook
Orbis Software video's:
|
voorbeeldtaken
Verstuur automatisch betalingsherinneringen aan alle klanten met openstaande posten.
Onze video's worden extern gehost.
Om te voldoen aan de AVG/GDPR wetgeving en
deze video's af te kunnen spelen dient u
statistische-cookies te accepteren.
Video Inhoud
  • Video details
  • Gesproken tekst
  • Veelgestelde vragen
  • Links & downloads
Introductie00m06s
De taak
De taak00m22s
Stap 1
Schedule Tool
00m43s
Stap 2
Database Query Tool
01m19s
Stap 3
Format as HTML Tool
01m47s
Stap 4
Send Message (SMTP) Tool
03m33s
Het resultaat
Het resultaat04m55s
Verstuur automatisch betalingsherinneringen aan alle klanten met openstaande posten.
24-06-2014 00h 07m 03s Niveau: Gemiddeld Orbis TaskCentre
Deze taak zorgt ervoor dat alle klanten automatisch én op tijd een betalingsherinnering ontvangen. Wanneer u de communicaties per e-mail verstuurt bespaart de taak u tevens veel handling- en portikosten.

In deze infosessie komen de volgende onderdelen aan bod:
Deel deze video:
Verstuur automatisch betalingsherinneringen aan alle klanten met openstaande posten.

In dit voorbeeld laten we u de volgende taak zien: "Ik wil dat er iedere woensdag om half negen betalingsherinneringen verstuurd worden aan alle klanten die openstaande posten hebben waarvan de betalingstermijn verstreken is."

Wanneer we twee keer op de taak klikken, springen we in de definitie van de taak en komen we terecht in de Designer. Aan de rechterzijde zien we de browser. In deze browser zien we alle tools die beschikbaar zijn om taken te definiëren. Deze taak bestaat uit vier Tools. De eerste tool is de Schedule, "Wanneer moet deze taak starten?". In onze definitie was dat iedere woensdag om half negen. Klikken we twee keer op deze Tool, dan openen we de tool en kunnen we de instellingen bekijken. We zien dat deze precies goed staat. Deze taak moet starten, iedere week op woensdag om half negen. Maar een taak zou dus ook iedere dag kunnen starten, of ieder uur, of iedere tien minuten.

Vervolgens gaan we verder met de tweede stap. Ga naar mijn ERP-systeem en haal alle openstaande posten op waarvan de betalingstermijn verstreken is en haal op, het factuurnummer, het openstaand bedrag, maar ook de debiteur-gegevens zoals naam, adres, postcode, woonplaats en de gegevens van de contactpersoon waar de openstaande posten-lijst straks naartoe gestuurd moet worden. Dit noemen we ook wel de RecordSet. Wanneer al deze gegevens uit het ERP-systeem zijn opgehaald worden deze weer doorgegeven aan de volgende tool. Wanneer we deze tool openen, Format as HTML, dan zien we een voorbeeld van een rekeningoverzicht in onze digitale huisstijl. Aan de rechterzijde zien we de browser met daarin alle openstaande posten die de vorige tool heeft opgehaald. Al deze velden zijn ook in deze tool beschikbaar. Rekeningoverzicht voor... u ziet hier de dynamische velden naam, adres, postcode en woonplaats van de verschillende debiteuren staan. "Hierbij ontvangt u het overzicht van de openstaande posten waarvan de betalingstermijn verstreken is." Hoeveel openstaande posten zijn dat? Dat weten we niet, dus we moeten ook een tabel kunnen definiëren binnen deze tool en dat kan. U ziet hier, binnen deze tool, Design Table. Wanneer ik daar op klik, dan openen we de Table Designer en kunnen we met Drag and Drop de velden hierin slepen die we willen laten zien van de openstaande posten. Wij kiezen voor het factuurnummer... Factuurdatum... Het factuurbedrag... Het openstaand bedrag... En bij het openstaand bedrag willen we ook nog een totaal tonen. Het totaalbedrag willen we ook in een bepaalde kleur laten zien... We maken eenmalig het bericht op zoals we dat graag willen hebben. Nadat u eenmalig het bericht heeft gedefinieerd, zal Orbis TaskCentre voor iedere debiteur die openstaande posten heeft, een rekeningoverzicht maken. Wanneer dit is uitgevoerd, geeft Orbis TaskCentre al deze rekeningoverzichten door aan de volgende bouwsteen. "Verstuur deze betalingsherinnering per e-mail aan de juiste contactpersoon van de debiteur." Wanneer we twee keer op deze bouwsteen klikken, openen we de tool en zien we dat we het e-mail bericht kunnen gaan samenstellen. Ook hiervoor geldt dat we de RecordSet beschikbaar hebben, dus alle velden die de tweede tool heeft opgehaald, zijn ook in deze tool weer beschikbaar.

Allereerst, van wie komt dit rekeningoverzicht? U kunt daar bijvoorbeeld een e-mailadres invullen van uw controller of van de afdeling uwadministratie@uwbedrijfsnaam.nl. Naar wie moet dit betalingsoverzicht verstuurd worden? Dat is natuurlijk de juiste contactpersoon bij de debiteur. Ook die gegevens hebben wij opgehaald. We nemen het e-mailadres van degene die verantwoordelijk is voor de crediteurenadministratie en slepen dit in het To-veld. Zelfs het onderwerp van de e-mail, Betalingsherinnering voor, kunnen we dynamisch samenstellen door er de naam van de debiteur in te slepen.

Op dit moment hebben we de taak gedefinieerd en wanneer het Woensdag half negen is zal deze taak automatisch starten.

Het is Woensdag half negen, deze taak start en u ziet hier dat alle stappen worden uitgevoerd. Orbis TaskCentre haalt nu de openstaande posten op... Heeft deze opgemaakt in de digitale huisstijl en vervolgens naar alle debiteuren die openstaande posten hebben gestuurd. Wij hebben hier een e-mail server draaien en al deze e-mails komen ook bij ons binnen zodat we kunnen zien wat het resultaat is. We nemen er een uit en hier ziet u ons digitale rekeningoverzicht dat wij net in de taak gedefinieerd hebben. U ziet ook dat de dynamische velden keurig gevuld zijn met de debiteurgegevens.

"Hierbij ontvangt u het overzicht van de openstaande posten waarvan de betalingstermijn verstreken is". U ziet de tabel terugkomen met daarin de openstaande posten. Daarnaast ziet u bij het factuurnummer een hyperlink. Het is dus ook mogelijk om hyperlinks mee te sturen. Wanneer een klant een nota niet heeft ontvangen, dan kan de klant op de hyperlink klikken en Orbis TaskCentre stuurt de klant meteen een kopie-factuur toe. Of de klant kan een kopie-factuur downloaden van de portal. Al naar gelang waarop u dat zelf wil inrichten.

Dit was het voorbeeld van het versturen van betalingsherinneringen.

Één keer gedefinieerd, nooit meer naar omkijken.

Veelgestelde vragen
Uw vraag staat hier niet bij? Stel hem dan gelijk via onze Portal.
Wellicht ook interessant voor u:
Bewaak wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren.
Bewaak wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren.
[ Bekijk video ]
Controleer de registratie van een nieuwe relatie op uw eigen Business Rules.
Controleer de registratie van een nieuwe relatie op uw eigen Business Rules.
[ Bekijk video ]
Controleer iedere nieuwe order op onze Business Rules
Controleer iedere nieuwe order op onze Business Rules
[ Bekijk video ]
Versturen van facturen
Versturen van facturen
[ Bekijk video ]
Versturen van overzichten
Versturen van overzichten
[ Bekijk video ]
Meer weten over Orbis Software Benelux BV en zijn producten?
LinkedIn Vimeo YouTube