Een ogenblik geduld aub...
De website wordt geladen...
Twitter LinkedIn Vimeo YouTube Facebook
Orbis Software video's:
|
voorbeeldtaken
Controleer de registratie van een nieuwe relatie op uw eigen Business Rules.
Video Inhoud
  • Video details
  • Gesproken tekst
  • Veelgestelde vragen
  • Links & downloads
Controleer de registratie van een nieuwe relatie op uw eigen Business Rules.
14-07-2014 00h 06m 23s Niveau: Gemiddeld Orbis TaskCentre, Exact Integration Tool
Wanneer we een nieuwe debiteur registreren in ons ERP systeem dan verwachten we dat alle relevante gegevens ingevoerd worden. Maar gebeurt dit ook? Deze taak laat u zien hoe u iedere registratie van stambestanden kunt laten controleren op uw eĆ­gen business rules.

In deze infosessie komen de volgende onderdelen aan bod:
Deel deze video:
Controleer de registratie van een nieuwe relatie op uw eigen Business Rules.

In dit voorbeeld gaan we een taak bespreken die de invoer van een nieuwe relatie in ons ERP-systeem gaat controleren. Wat controleert deze taak? Deze taak controleert of wij alle gegevens volledig hebben ingevuld en of wij deze juist hebben ingevuld. We weten, Garbage In is Garbage Out dus als we in een vroeg stadium de registraties controleren, dan weten we zeker dat we goede gegevens registreren/vastleggen in onze systemen.

Deze taak bestaat uit twee gedeeltes.

Het eerste gedeelte van de taak controleert op het moment dat we een nieuwe relatie invoeren, of we alle velden juist en volledig hebben ingevuld. Het eerste gedeelte zullen we even openen en dan zien we dat deze taak start op het moment dat we een nieuwe relatie in ons ERP-systeem aanmaken. Dat gebeurt aan de hand van een SQL-Trigger. Deze taak gaat dan controleren of wij alle gegevens correct hebben ingevuld. Denk hierbij aan een e-mail adres van de contactpersoon dat we moeten invullen, of de postcode juist ingevuld is, etc. De Orbis TaskCentre taak controleert alles... Is dat niet juist, dan maakt hij voor ons een zogenaamde workflow aan. Wij hebben in dit voorbeeld gekozen om een workflow aan te maken in e-Synergy van Exact. Hij maakt voor ons dus eigenlijk een ToDo aan en stuurt een bericht met daarin: "Loe, je hebt een relatie ingevoerd maar die is niet volledig, pas dat alstublieft aan". Op het moment dat we dit aanpassen dan moeten de gewijzigde gegevens natuurlijk ook teruggeschreven worden in de database. En dat is wat het tweede gedeelte van de taak doet. Dus op het moment dat we aangeven dat de wijzigingen zijn doorgevoerd, dan zal dit gedeelte starten om inderdaad de gewijzigde gegevens terug te schrijven in de database.

We gaan nu starten met het aanmaken van een nieuwe relatie. Wij gebruiken Exact om een nieuwe debiteur aan te maken. De gouden lepel.... De contactpersoon is de heer Peter Kok... Hij is de directeur... Het adres is de Tarasconweg nummer zeven... Postcode is 5627 (zesenvijftig, zevenentwintig) GT... in Eindhoven, dat klopt... Telefoonnummer... en het faxnummer... De gegevens zijn ingevuld, we gaan dit afsluiten en wij kiezen voor gegevens bewaren en de relatie is aangemaakt in Exact. Op dat moment start de taak en die controleert inderdaad of de informatie die wij geregistreerd hebben, goed en volledig is. Is dat niet het geval, dan krijgen wij een bericht. Dat komt inmiddels al binnen in onze e-mail box. We openen het bericht dat wij ontvangen hebben van Orbis TaskCentre en hierin staat: "Beste Loe, de door jou ingevoerde gegevens van de relatie Restaurant de Gouden Lepel zijn onvolledig of onjuist. Pas dat maar direct aan via deze hyperlink". Als wij daar op klikken dan komen wij direct in de workflow die voor ons is aangemaakt, door Orbis TaskCentre, in het workflow pakket van Exact, e-Synergy. Daar zien wij inderdaad dat voor de relatie de Gouden Lepel foutieve gegevens zijn geregistreerd. Allereerst de ingevoerde postcode 5627 (zesenvijftig, zevenentwintig) GT, dat is weliswaar Eindhoven, maar niet van de Tarasconweg nummer zeven, dat moet zijn 5627 (zesenvijftig, zevenentwintig) GB. Orbis TaskCentre heeft dus het adres gecontroleerd aan de hand van een postcode tabel en geconstateerd dat de postcode niet juist is.

De telefoonnotatie. Ook hiervoor geldt dat we binnen onze organisatie hebben afgesproken dat wij een internationale telefoonnotatie aanhouden. Wij hadden hier gewoon de Nederlandse notatie gebruikt en dat is niet goed. Orbis TaskCentre past dat automatisch voor ons aan. Van de contactpersoon missen er gegevens. We hebben afgesproken dat we het mobiele telefoonnummer en e-mail adres invullen. Dat hebben wij inderdaad niet gedaan, dus vullen wij het alsnog in.... Dat is het mobiele nummer... en het e-mail adres... Wij vullen deze gegevens aan en op het moment dat wij op goedkeuren klikken en alles is gecorrigeerd en aangevuld, zal het tweede gedeelte van die taak starten en deze wijzigen daadwerkelijk doorvoeren in de database van Exact. Wij gaan nu terug naar Exact Globe en selecteren de debiteur de Gouden Lepel en zien dat de postcode inderdaad keurig is aangepast naar GB, het telefoonnummer en faxnummer keurig zijn aangepast in de internationale notatie. En wanneer we dan naar de contactpersoon gaan, dan zien we ook dat het e-mail adres is toegevoegd en dat het mobiele telefoonnummer, wat wij overigens ook verkeerd invoerden, in de internationale notatie is gecorrigeerd en toegevoegd.

In dit voorbeeld hebben we dus gezien hoe Orbis TaskCentre helpt om juist en volledig te registreren.

Veelgestelde vragen
Uw vraag staat hier niet bij? Stel hem dan gelijk via onze Portal.
Wellicht ook interessant voor u:
Bewaak wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren.
Bewaak wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren.
[ Bekijk video ]
Controleer iedere nieuwe order op onze Business Rules
Controleer iedere nieuwe order op onze Business Rules
[ Bekijk video ]
Verstuur automatisch betalingsherinneringen aan alle klanten met openstaande posten.
Verstuur automatisch betalingsherinneringen aan alle klanten met openstaande posten.
[ Bekijk video ]
Versturen van facturen
Versturen van facturen
[ Bekijk video ]
Versturen van overzichten
Versturen van overzichten
[ Bekijk video ]
Meer weten over Orbis Software Benelux BV en zijn producten?
LinkedIn Vimeo YouTube