Een ogenblik geduld aub...
De website wordt geladen...
Twitter LinkedIn Vimeo YouTube Facebook
Orbis Software video's:
|
voorbeeldtaken
Versturen van facturen
Onze video's worden extern gehost.
Om te voldoen aan de AVG/GDPR wetgeving en
deze video's af te kunnen spelen dient u
statistische-cookies te accepteren.
Video Inhoud
  • Video details
  • Gesproken tekst
  • Veelgestelde vragen
  • Links & downloads
Versturen van facturen
10-09-2016 00h 04m 07s Niveau: Gemiddeld Orbis TaskCentre, Crystal Reports, Unit4 Multivers Integration Tool
Verstuur automatisch facturen per e-mail met PDF bijlagen en voeg deze toe aan het Document Management Systeem.

In deze infosessie komen de volgende onderdelen aan bod:
Deel deze video:
Versturen van facturen

Dit voorbeeld valt eigenlijk onder de noemer "Het automatisch generen van rapportages en het automatisch communiceren". Dus Rapporteren en Communiceren volgens het CRICI-concept.

"Stuur automatisch facturen per e-mail met PDF bijlage naar alle klanten en voeg deze factuur ook toe aan ons Document Management Systeem". Een taak die veelvuldig gebruikt wordt voor het zogenaamde digitaal factureren.

We openen deze taak en zullen in kort uitleggen hoe deze werkt.

Deze taak start ieder uur via een Schedule. Dat betekent dat ieder uur wordt gekeken of er nieuwe facturen zijn. Zijn er nieuwe facturen, dan haalt deze taak de informatie op uit het ERP-systeem en geeft deze informatie door aan Crystal Reports, de Tool Run Crystal Reports. Met Crystal Reports kunnen we automatisch digitale facturen genereren. Het is één van de krachtigste rapport-generatoren ter wereld, samen met Microsoft Reporting Services wat een andere tool is binnen Orbis TaskCentre. Wanneer al deze facturen gegenereerd zijn met Crystal Reports geven we deze door aan de volgende bouwsteen en gaan we de facturen opslaan als PDF-document op een bepaalde locatie op onze harde schijf. Vervolgens gaan we een begeleidend schrijven maken, Format as HTML, in onze digitale huisstijl. Ook dit slaan we op en gaan we zowel het digitaal schrijven, als de factuur opslaan in ons document management systeem. Waarna we de factuur als PDF-bijlage gaan versturen aan de juiste contactpersoon van onze debiteur. Dit is eigenlijk een standaard taak die heel veel gebruikt wordt om op een eenvoudige manier, digitale facturen te versturen vanuit het ERP-systeem.

We gaan deze taak nu starten. Het uur is voorbij en Orbis TaskCentre gaat kijken of er nieuwe facturen in ons ERP-systeem zijn... Haalt de facturen automatisch op... Gaat vervolgens met de Crystal Reports Tool, en u ziet dat hier dat deze tool al 12, 13, 14 facturen maakt, de rapporten maken... Die slaan we op als PDF document en worden vervolgens in ons document management systeem weggeschreven en verstuurd aan de klant. Ook hiervoor geldt dat we hier een e-mail server hebben draaien. Alle facturen van de klanten komen binnen op deze e-mail server en we kunnen ze dus in Outlook keurig opvragen.

Hier zien we de factuur in onze digitale huisstijl. Het begeleidend schrijven: "Geachte mevrouw Vlemmiks, Bijgaand ontvangt u de factuur met als referentie", dat is het referentienummer van mevrouw Vlemmiks en in de bijlage ziet u de factuur inderdaad als PDF-bijlage. Wanneer we daar op klikken dan kunnen we keurig de factuur openen en zien we de Espresso en de Mezzo koffie die besteld is. Op die manier kunnen we op een eenvoudige wijze een taak bouwen om automatisch iedere dag, ieder uur, de facturen digitaal te versturen aan onze klanten.

Veelgestelde vragen
Uw vraag staat hier niet bij? Stel hem dan gelijk via onze Portal.
Infosessie links & downloads
Wellicht ook interessant voor u:
Ingediende declaratie verwerken in Unit4 Multivers
Ingediende declaratie verwerken in Unit4 Multivers
[ Bekijk video ]
Wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren bewaken
Wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren bewaken
[ Bekijk video ]
Unit4 Multivers Integration Tool en het verwerken van relatiegegevens
Unit4 Multivers Integration Tool en het verwerken van relatiegegevens
[ Bekijk video ]
Mogen we u even voorstellen: De Unit4 Multivers Integration Tool
Mogen we u even voorstellen: De Unit4 Multivers Integration Tool
[ Bekijk video ]
Meer weten over Orbis Software Benelux BV en zijn producten?
LinkedIn Vimeo YouTube