BPA, RPA en BPM? Wat betekenen ze en wat zijn de verschillen?

Business Process Automation (BPA), Robotic Process Automation (RPA) en Business Process Management (BPM) zijn veelgebruikte termen wanneer het aankomt op het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen. Wat ze nou precies betekenen en wat de onderlinge verschillen zijn is niet altijd even duidelijk. Deze onduidelijkheid is goed te verklaren, ze hebben namelijk alledrie hetzelfde hoofddoel: bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk maken. In dit artikel vertellen we wat elk van deze proces-software kan en doet. Daarbij geven we je voorbeelden, de verschillen en hoe deze ingezet kunnen worden door organisaties om hun bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Business Process Automation (BPA) is precies wat het zegt en omvat alles wat te maken heeft met het optimaliseren van processen door middel van automation. Iedere organisatie heeft haar eigen processen die dagelijks worden ingezet om de day-to-day taken te vermakkelijken. Het automatiseren zal dus bijdragen aan de tijdigheid en de professionaliteit van de uitvoering.

Een aantal voorbeelden van deze dagelijkse taken die kunnen profiteren van BPA:

• Onboarding
• Project briefings en debriefings
• HRM taken
• Bestellingen verwerken
• Verlof aanvragen
• Declaraties aanvragen

BPA gebruikt automation om zo de dagelijkse individuele handelingen te verminderen en daarmee zorgt dat het proces minder tijd gaat kosten. Bij Orbis gebruiken we hier Workflow Platform en RPA Platform voor. Workflow Platform is een webapplicatie die standaard processen (workflows) met een paar klikken en het invullen van wat formuliervelden volledig weet af te handelen zoals het al binnen jouw organisatie gaat, maar dan automatisch! Zo worden standaardprocessen makkelijker voor de indiener en ook voor de afhandelaar van het proces.

Het automatiseren van deze processen verwijdert ook de menselijke fouten die gepaard gaan met data zoals het ingeven van verkeerde gegevens of informatie die verloren gaat. Door RPA Platform in te zetten worden interne systemen gekoppeld aan elkaar en wordt de communicatie tussen deze systemen geautomatiseerd.

Zie hier de workflows van Workflow Platform in actie of vraag een webdemo aan voor een live demonstratie.

Robotic Process Automation (RPA) is ook een methode om dagelijkse taken te automatiseren. Deze taken zijn meestal wel van een lager urgentieniveau. Het grootste verschil tussen RPA en BPA is dat RPA zich met name richt op de allernieuwste technologieën zoals Artificial Intelligence (AI) en de laatste ontwikkelingen rondom Robotics.

Het bekendste voorbeeld van RPA is het gebruik van klantenservice chatbots. Dit zijn die pop-ups op websites waarbij een klantenservice assistent real-time helpt met vragen van bezoekers te beantwoorden. Steeds meer organisaties maken al gebruik van deze krachtige RPA chatbots, hierdoor winnen organisaties veel tijd doordat medewerkers geen uren hoeven te spenderen aan standaard supportvragen. Ze hebben nu tijd voor hun belangrijkste werk.

Veel e-mail providers maken ook gebruik van RPA. Zo leert bijvoorbeeld Gmail aan de hand van wat de gebruiker aanduidt als spam welke e-mails spam zijn. Wordt bijvoorbeeld een bepaalde afzender twee keer naar de spambox verplaatst dan weet Gmail dat de volgende keer dat er een mail van deze afzender binnenkomt, deze meteen naar de spambox te verplaatsen.

Orbis’ Mail Template is ook een zelflerende e-mailsoftware waarbij RPA technologie wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat e-mails kunnen worden verwerkt zonder dat daar altijd een medewerker aan te pas hoeft te komen. Mail Suite filtert heel eenvoudig SPAM uit binnenkomende e-mail en voorkomt dat deze worden ingelezen. Hierdoor kunnen de medewerkers zich uitsluitend richten op de belangrijke processen.

Business Process Management (BPM) heeft als doel om het maximale qua efficiëntie en kosten uit dagelijkse bedrijfsprocessen te halen. BPA en RPA zijn gericht op een bepaalde tactiek met bepaalde tools terwijl BPM meer gaat over het gehele proces en al haar disciplines op een strategisch level.

Dit houdt in dat je bij BPM visualiseert hoe een bedrijfsproces eruit ziet, om op deze manier te kijken waar processen mislopen ofwel geoptimaliseerd kunnen worden. BPM is dus meer van bovenaf kijken naar processen, deze meten en optimaliseren. BPA en RPA zijn tools die hiervoor ingezet kunnen worden.

Deze drie termen scheiden en aan iedere term een doel toekennen is lastig omdat alledrie hetzelfde hoofddoel hebben: het optimaliseren van de bedrijfsprocessen en het kostenefficiënter inzetten van de bestaande middelen en tools.

Hoe groter de organisatie, hoe belangrijker bedrijfsprocessen worden, maar ook hoe complexer deze worden. Processen worden groter en bevatten dus meerdere stadia waarin meer mensen en meer applicaties betrokken zijn. Ieder stadia is dus weer een potentieel struikelblok waarin fouten kunnen worden gemaakt. Werknemers ingezet moeten worden om deze fouten op te lossen. Dat terwijl ze hun tijd beter kunnen gebruiken om zich te richten op hun hoofdtaken.

RPA Platform is een all in one platform dat het mogelijk maakt om bedrijfsprocessen te automatiseren en te optimaliseren (BPM), bestaande workflows te automatiseren (BPA) en daarbij je interne systemen en applicaties te koppelen (RPA).

Alerts & Notificaties

Deze feature van houdt in dat het mogelijk is om op alle platformen, analoog en modern, genotificeerd te worden. RPA Platform monitort de processen en wanneer er iets fout gaat dan geeft waar jij dat wil een Alert. Jij hebt dan meteen de mogelijkheid om hiernaar te handelen. Lees meer over Alerts & Notificaties...

Documenten & Rapportages

Creëren, distribueren en managen van bedrijfsdocumenten en rapportagen zijn voor de meeste organisaties essentieel. Wordt dit door mensen gedaan dan gaan er dingen fout. RPA Platform creëert, distribueert en managed al je bedrijfsdocumenten. Foutloos en ook nog geautomatiseerd. Lees meer over Documenten & Rapportages...

Integraties & Synchronisaties

Geen ingewikkelde programmeercode of dure maatwerkoplossingen. RPA Platform koppelt binnen een paar klikken je interne systemen en applicaties aan elkaar. Van ERP en CRM systemen met webshopkoppelingen, koeriersdiensten of je marketingtools, bijna alle koppelingen zijn mogelijk. Lees meer over Integraties & Synchronisaties...

ERP & Integratie

Organisaties maken hun keuze voor een ERP systeem afhankelijk van welke interne systemen ze al gebruiken en daardoor komen ze vaak uit bij dure integratieoplossingen. RPA Platform voldoet aan jouw eisen en niet die van zichzelf. Daarnaast is RPA Platform snel, simpel, kostenbesparend en doeltreffend.

eCommerce & Marketing

Van WooCommerce webshops met Mailchimp integraties en geautomatiseerde social media strategieën tot producten aanbieden bij derde partijen als bol.com of amazone. Dit automatisch en gevalideerd laten terugschrijven naar je ERP systeem. Met behulp van de integratieoplossingen die RPA Platfrom biedt is dit in een mum van tijd gebeurd.