Vijf redenen om handmatige handelingen in uw bedrijf te automatiseren middels RPA; een softwarerobot.

Hoeveel systemen worden er gebruikt binnen uw organisatie? En hoe goed communiceren deze systemen met elkaar? Haal u nog steeds data uit verschillende systemen? In veel bedrijven worden nog veel gegevens handmatig verwerkt en data handmatig verzameld en ingevoerd. Het overzetten van data tussen verschillende systemen, zoals bijvoorbeeld tussen een webshop en ERP, is een veelvoorkomende werkzaamheid van medewerkers. Ook het maken van rapportages is een veelvoorkomende en tijdrovende handeling. Door Robotic Process Automation (RPA) in te zetten worden bedrijfsprocessen die vaak saai, tijdrovend, foutgevoelig en terugkerend zijn, eenvoudig overgenomen door een softwarerobot. De robot zelf is niet zichtbaar, maar het effect van zijn werk wel. De robot werkt foutloos en 24/7 door. Door gebruik te maken van RPA bespaart een organisatie veel tijd en geld. Daarnaast verhoogt het de productiviteit van medewerkers omdat zij hun tijd niet meer hoeven te besteden aan saaie, terugkerende handelingen maar juist aan zaken die echt belangrijk zijn, zoals het maken van beslissingen op basis van de automatisch verzamelde data.

1: Het verbetert de productiviteit van medewerkers

• focussen op problemen oplossen
• omgaan met uitzonderingen
• een strategie uitwerken
• kijken naar verbeteringen

De tijd die normaal gesproken aan handmatige repeterende handelingen werd besteed, kan nu dus worden benut met activiteiten die meer opleveren voor zowel de medewerker (denk aan het ontwikkelen van competenties) als de organisatie (meer tijd voor productiviteit en verbetering van de dienstverlening). Laat medewerkers slimmer werken, in plaats van harder.

2: Het zorgt voor nog blijere klanten

Natuurlijk is het stil op onze helpdesk of debiteurenadministratie en zijn al onze klanten blije klanten maar het kan altijd beter. Omdat er dagelijks zoveel werkzaamheden zijn, is het niet zo gek dat er wel eens iets vergeten wordt zoals het terugbellen van een klant of het versturen van een offerte. Ook is het niet zo gek dat er naar informatie gezocht moet worden wanneer een klant telefonisch opbelt en refereert naar een gesprek of emailverkeer met een collega. De werknemer die de telefoon opneemt heeft geen direct overzicht van eerder gemaakte afspraken of werkzaamheden. 

Het niet automatiseren van deze bedrijfsprocessen heeft tot gevolg dat er vaak lang naar informatie gezocht moet worden, als die al gevonden kan worden, waardoor het moeilijk is om klanten snel en adequaat te antwoordden op hun vragen. Door de verhoogde nauwkeurigheid, efficiëntie en verminderde kans op fouten zijn we in staat de klanttevredenheid te verhogen.

3: Het voorkomt menselijke fouten

Een groot aantal fouten dat door menselijke handelen veroorzaakt wordt, kan eenvoudig voorkomen worden door de inzet van RPA. De meerwaarde van een robot wordt bepaald in de configuratie ervan. Daarmee zeggen we dat een robot precies dat doet wat hem (of haar) wordt opgedragen; niet meer, niet minder. Hierdoor maken ze vrijwel geen fouten in het uitvoeren van de aangewezen werkzaamheden. Structurele afwijkingen kunnen handmatig verwerkt worden door medewerkers en vervolgens in de robot worden geconfigureerd. De configuratie van een robot zijn relatief eenvoudig en met de juiste opleiding uit te voeren door medewerkers zelf.

4: Het verhoogt de communicatie tussen interne systemen

RPA maakt het mogelijk om nieuwe applicaties snel aan te sluiten op de bestaande interne systemen zonder dat daar drastische wijzigingen of maatwerkoplossingen voor nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan het koppelen van een koeriersdienst aan uw webshop waarmee u eenvoudig het verzendproces automatiseert door het automatisch doorsturen van verzendopdrachten en het automatisch aanmaken en printen van labels met de ordergegevens uit gekoppelde systemen. Daarmee worden de orderverwerkingstijden aanzienlijk verkort. Zo kunnen producten en diensten sneller in de markt worden gezet en kunnen organisaties beter inspelen op de veranderende behoeftes van potentiële en bestaande klanten. RPA maakt data uit het ene systeem leesbaar voor het andere systeem. Door simpel te slepen wordt procesautomatisering eenvoudig. Er zijn integratieoplossingen beschikbaar voor onder andere ERP-systemen, CRM-systemen, koeriersdiensten, marketingtools en eCommerce platformen zoals webshops en marktplaatsen.

5: Het bespaart tijd én geld

Veel medewerkers doen nog vaak handmatige, repetitieve handelingen. Er moet vaak nog data uit bijvoorbeeld het CRM systeem worden gekopieerd naar het ERP systeem. Medewerkers zitten dan vaak achter 2 schermen uren gegevens te kopiëren van het ene systeem naar het andere. Dit is niet meer nodig met de inzet van RPA. Door deze werkzaamheden te automatiseren, worden deze werkprocessen nog steeds uitgevoerd, maar dan veel efficiënter en in veel minder tijd. Hierdoor houden medewerkers tijd over voor andere, belangrijkere, werkzaamheden. Hierdoor gaan de kosten omlaag.

Wie droomt er niet van? Een robot die alle saaie werkzaamheden overneemt zodat u zelf tijd heeft voor belangrijkere zaken?

Robots doen hun werk foutloos, werken 24/7 door, zijn nooit ziek en nemen nooit vakantie, hebben geen werkplek nodig en lusten geen koffie!

De mogelijkheden van een robot zijn eindeloos. Hij kan emails openen, inloggen in applicaties, databases lezen, in databases schrijven, calculaties maken, formulieren invullen en ga zo maar door. Daarom is RPA geschikt voor elke organisatie en kan RPA worden ingezet voor vrijwel iedere bedrijfsproces.

Er is geen ingewikkelde programmeertaal nodig, de robot kan eenvoudig middels drag&drop ingesteld worden en kan al direct werkprocessen automatiseren. De robot integreert naadloos met de interne systemen die al gebruikt worden. Dit betekent dat de robot een aanvulling is op bestaande applicaties zonder deze aan te passen en de dagelijkse activiteiten dus niet verstoort. Laat de softwarerobot onderdeel zijn van het team en zorg eenvoudig voor procesautomatisering en data-integratie.

Heeft u ook genoeg van dubbele gegevensinvoer? Wilt u ook handmatige processen automatiseren? RPA Platform is de all-in-one oplossing voor integratie en procesautomatisering. Geen maatwerk meer, maar één platform met oplossingen voor ieder proces:

• ERP-systemen
• CRM-systemen
• koeriersdiensten
• eCommerce platformen
• marketingtools
• Webbased Portalen
• Webbased Workflows