De voordelen van een automatisch rapportageproces

De processen rondom de generatie en distributie van documenten en rapportages in een organisatie gebeuren veelal nog handmatig. Denk bijvoorbeeld aan rapportages ter ondersteuning van de sales- en marketingafdeling, maar ook financiële rapportages. Organisaties verzamelen vaak handmatig nog de berg aan interne systeemdata en converteren deze data vaak ook nog handmatig naar leesbare en dus bruikbare rapportages. Hoe vaak per dag maken jij of je medewerkers en collega’s nog handmatig Excel-lijsten, Word-documenten met overzichten of notities? Zijn deze gevuld met gegevens uit verschillende systemen? En hoeveel tijd kost dit? Stel je eens voor dat al deze handmatige processen volledig automatisch zouden verlopen.

De zekerheid van correcte en accurate rapportageprocessen geeft organisaties de mogelijkheid om beter hun bedrijfsdoelen te bereiken en controle te houden over de KPI’s van het bedrijf. Het monitoren van deze Key Performance Indicators en goed leesbare rapportages maken het voor het hoger management eenvoudiger om sneller de juiste besluiten te nemen om het algehele bedrijfsdoel na te leven.

Bruikbare rapportages zijn dus essentieel voor organisaties die hun bedrijfsdoelen willen bewaken, willen groeien en de juiste besluiten willen nemen. Echter wanneer de generatie van rapportages handmatig gebeurt, kost dit veel tijd en tevens is de kans groot dat er fouten worden gemaakt. Verder zijn er vele ergernissen gerelateerd aan een handmatig rapportageproces, bijvoorbeeld:

• Data zit vaak in meer dan één systeem, applicatie of database;
• Het verzamelen van data kost te veel tijd;
• Handmatig data invoeren en ophalen uit systemen is een dure en repetitieve handeling;
• Data is niet ad hoc, op het moment waarop je het nodig hebt, op te vragen.

Door het generen van rapporten te automatiseren middels jouw interne rapportagetools zoals SAP Crystal Reports, MS Reporting Services (SRSS) of Excel én het automatisch verspreiden van deze rapportages via e-mail, FTP, als bijlage van een CRM record of op een netwerklocatie, bespaart jouw organisatie veel tijd en kosten. Veelgebruikte rapportages die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden:

• Verkooprapportages: bijvoorbeeld de cijfers en resultaten per accountmanager, hoeveel telefoongesprekken er zijn geweest en hoeveel offertes er uitstaan.
• Productierapportages: afvalpercentage per productlijn, doorzetrapportages, productiviteit- en urenrapportages.
• Magazijnrapportages: voorraadcontrole-, voorraadniveau-, leveringsrapportages en picklijsten.
• Financiële rapportages: cashflowrapporten, debiteuren en openstaande posten, inkomsten- en uitgaverapporten.
• Marketingrapportages: campagnerapporten, CTR rapporten, salesrapporten en conversierapporten.
• HR rapporten: Loonrapportages, verzuimoverzichten en een overzicht van nieuwe werknemers.
• Customer service rapporten: KPI rapporten op basis van gevoerde telefoongesprekken, kwaliteitsbewakingsrapporten en de doorloopsnelheid van helpdesk calls.

Orbis Software kan met RPA Platform de stroom van creëren, distribueren en managen van bedrijfsdocumenten en rapportages volledig automatiseren. Daar is geen enkele handmatige handeling meer bij nodig!