Robotic Process Automation
uitgelegd in het ‘normaal’ Nederlands

Robotic Process Automation (RPA) is een modern begrip in de wereld van bedrijfsprocessen. Voor velen is dit begrip zelfs zo nieuw dat er nog onduidelijkheid is over wat het is, wat het kan en waar het kan worden ingezet? In dit artikel leggen we het begrip op tafel zodat het voor iedereen te begrijpen is.

In Hollywood hebben we te maken met robots die slimmer worden. Denk aan een film als ‘The Terminator’ of ‘Ex Machina’. Maar is dit hetzelfde als RPA? Nee, want in Hollywood worden robots slimmer en bij RPA worden apparaten slimmer en daardoor processen efficiënter. RPA is een vorm van artificial intelligence en machine learning, hier leren apparaten aan de hand van data wat ze moeten doen en zich daarop aan te passen.

Dus ondanks dat het woord ‘robotics’ in de term zit, zijn er geen robots of iets dergelijks aanwezig. Waar kun je het wél mee vergelijken? Met dit simpele voorbeeld: ‘Stel je ontvangt dagelijks e-mails van een webshop, telkens verplaats je deze e-mails naar het mapje SPAM, na dit 2/3 keer gedaan te hebben belanden deze e-mails of de e-mails van deze afzender ineens direct in je SPAM-box.’

Allereerst kun je de “robot” in de term zien als een stukje software binnen een apparaat (bot). RPA is een vorm van Business Process Automation (BPA) of Business Process Management (BPM). Iemand geeft instructies aan een ‘bot’, die deze vervolgens uitvoert. Al snel zijn die ‘bots’ goed in staat menselijke handelingen over te nemen. Ze voeren ze sneller en foutloos uit, mits de juiste instructies gekregen. Al met al gaat de efficiëntie van bedrijfsprocessen erop vooruit als RPA software op de juiste manier wordt ingezet.

Klinkt dit saai? Dat kan, want de robots uit Hollywood zijn gemaakt voor vermaak en niet om processen efficiënter te maken. RPA is juist bedoeld om de saaie repetitieve taken te doen die (stiekem) niemand wil doen. Denk aan kopieer en plak werk of data overschrijven van de ene database naar de andere.

RPA automatiseert dus dagelijkse processen die door mensen uitgevoerd worden. Als een mens deze processen uitvoert, kosten deze vaak veel tijd en dus geld. Ten tweede gaan er vaker dingen fout (denk aan een verkeerd veldje in een database) wanneer de mens een taak uitvoert, die fouten herstellen kostte vaak ook veel tijd, en dus geld. Bedrijven die RPA inzetten voor deze taken zijn efficiënter en foutloos, wat uiteindelijk veel geld kan gaan opleveren.

Nu je beter weet wat RPA inhoudt, kijken we hoe experts uit de business process automation industrie RPA definiëren.

David Landreman de CPO van Olive; “RPA is een proces waarbij een combinatie van automation, computersoftware en machine learning wordt gebruikt door software gestuurde bots om zo repetitieve taken die gebaseerd zijn op vaste regels te automatiseren.”

Vishnu KC, senior software analyst ClaySys Technologies; “Robotic process automation is niets anders dan dat een machine repetitieve taken overneemt van mensen. Als een taak logisch in elkaar zit dan kan een bot deze al snel overnemen.”

Chris Huff, Chief Strategy Officer Kofax; “RPA is software dat op regel gebaseerde acties uitvoert op een computer.”

Is een veel voorkomende vraag wanneer men gaat kijken naar een manier om bedrijfsprocessen efficiënter in te zetten. Echter gaat hier een uitgebreid evaluatieproces aan vooraf. Dit artikel dient daar niet voor en hier gaan we dan ook niet te uitgebreid op in. Dat gezegd hebbende, zijn er wel een aantal fundamentele criteria waaraan processen moeten voldoen om in aanmerking te komen voor RPA. De meest belangrijke is: ‘Elk proces waarbij mensen repetitief werk verrichten met een hoge frequentie.’

Landreman, definieert 4 checks waaraan een proces minimaal zou moeten voldoen om in aanmerking te komen voor de inzet van RPA:

• Het proces moet gebaseerd zijn op regels.
• Het proces moet met regelmaat voorkomen of herhaald worden, of heeft een vaste trigger.
• De inputs en outputs van het proces moeten op voorhand al vastliggen.
• De taak in het proces moet niet té klein zijn (dan kan het gewoon door mensen gedaan worden).

The Institute for Robotic Process Automation and Artificial Intelligence (IRPA-AI) onderzocht welke technologieën het meest opstomend waren. Het onderzoek is uitgevoerd in meer dan 22 industrieën in 40 landen. De data wees uit dat automatisering het meest opkomend was in veel processen en bijna alle industrieën. Hieronder lichten we de 5 afdelingen/processen toe waar RPA het meest voorkomt.

Financiële processen

De repetitieve taken in financiële processen is een perfect voorbeeld voor de inzet van RPA. Accountingtaken, het invoeren van data en factureringen zijn processen die vaak voorkomen met vaak vooraf vastliggende in- en output. RPA kan organisaties bijvoorbeeld helpen met financiële administratie, belasting berekeningen en factureringen met minimale inzet van mensen. Zoals al een aantal keer benoemd, is dit kostenbesparend en efficiëntie verhogend.

Human Resources

HR afdelingen moeten een grote hoeveelheid personeelsdata bijhouden. Ziekmeldingen, thuiswerkdagen, salarissen, en declaraties afhandelen zijn maar enkele voorbeelden van processen die geautomatiseerd kunnen worden. Tegenwoordig wordt binnen HR afdelingen al vaak gebruik gemaakt van automatiseringtools om dit soort processen af te handelen.

Information Technology

Ondanks dat de IT afdeling zelf de afdeling is die andere business units moet automatiseren, is ook binnen IT afdelingen zelf veel te automatiseren. Zo kan RPA software al automatisch (kleinere) technische problemen ontdekken en oplossen, supportvragen afhandelen zoals bijvoorbeeld password resets. Eindgebruikers kunnen RPA gebruiken om automatische backups te maken, systeemupdates uit te voeren en errors te verhelpen.

Inkoop

Voorraadbeheer, bestellingen en betalingen verwerken kunnen allemaal geautomatiseerd worden door RPA. Hierdoor worden ook processen rondom in- en verkoop beter gestroomlijnd en zijn hier minder menselijke krachten voor nodig.

Data en Analytics

Redelijk voor de hand liggend, aangezien hierbij met data gewerkt wordt en de in- en outputs al redelijk vastliggen op voorhand. Een grote skill van RPA is het vermogen om gegevens snel te analyseren en dit om te zetten in uitvoering. RPA kan informatie blijven verzamelen over efficiëntie, problemen en kosten en hierdoor kunnen bedrijven iteratief hun processen verbeteren en worden de prestaties bewaakt/verbeterd. RPA die informatie opeenvolgend verzameld wordt 'slimmer' en daardoor kunnen bedrijven steeds effectievere beslissingen nemen op basis van steeds accuratere informatie. Waarschijnlijk de sterkste functionaliteit van RPA.

De hierbovengenoemde processen zijn maar een greep uit alle processen die RPA kan automatiseren. Technologie staat niet stil, en dus komen er steeds meer tools en oplossingen en zullen in de loop de jaren meer en meer processen geautomatiseerd worden. Service wordt bevorderd en er is steeds minder mankracht nodig voor processen en taken. Voorspelling: Bedrijven die blijven innoveren en automatiseren zullen harder groeien, een groter marktaandeel krijgen en hun bedrijfsdoelen gemakkelijker bereiken.