Geen CC of BCC meer! Geen forwards meer!

Iedereen kent het principe van een CC. Een handig functie binnen e-mailclients om derden van informatie te voorzien. Je gebruikt het vast zelf ook veel. “Stuur even een cc-tje, dan ben ik of mijn afdeling op de hoogte…” De CC optie binnen e-mail blijkt voor veel bedrijven de enige manier te zijn om een communicatie te volgen. Omdat het zo makkelijk geworden is, gebruiken we het te pas en te onpas. Vaak heerst er in een organisatie grof gezegd een ‘cover your ass’ politiek; door het veelvuldig gebruik van CC’s overladen we elkaar met veel te veel e-mail met dezelfde informatie. Waarom moeten 6 personen in de organisatie dezelfde informatie lezen? We zijn dan 6x met hetzelfde bezig. Maar het lezen van CC berichten kost tijd en vaak is de informatie op dat moment niet relevant. Wanneer er echt iets speelt moeten we gaan zoeken naar de juiste informatie in al die e-mails. We denken dus op de hoogte te zijn, maar schijn bedriegt. Want wat als we een keer in de CC vergeten worden? Dan missen we dus belangrijke informatie. CC berichten bevatten vaak ontvangers, groepen of mensen die niets of nauwelijks iets met het onderwerp van doen hebben. CC berichten worden gezien als één van de grote vervuilers van onze inbox. Het ontvangen van CC berichten leidt onnodig af van hetgeen we op dat moment aan het doen zijn. Terwijl de informatie op dat moment voor personen in de CC niet relevant is. Onderzoeken laten zien dat e-mail een stuk schadelijker voor onze focus en productiviteit is dan we ooit dachten. We worden continu getriggerd door meldingen op onze computer, telefoon of tablet op het moment dat er nieuwe e-mail binnenkomt. Al deze triggers leiden af van waar we op dat moment mee bezig zijn. Je focus terugvinden na het bekijken, antwoorden of verwerken van een e-mail duurt langer dan je zou denken. Onderzoeker Professor Thomas Jackson (afdeling informatiewetenschappen aan de universiteit in Loughborough) laat in het onderzoek ‘The Cost of Email Interruption’ zien dat we gemiddeld 64 seconden nodig hebben om onze focus terug te vinden. Stel je voor dat je zo’n 50 e-mails per dag ontvangt, dan is dat bijna een uur aan focus en dus tijdsverlies per dag… in een week dus 3/4 werkdag. Maar de cijfers gaan nog verder. Het onderzoek laat ook zien dat 13% van alle e-mails irrelevant en doelloos zijn. We spenderen dus kostbare tijd aan informatie waar we niks aan hebben. Zo zijn er nog vele onderzoeken die laten zien dat het huidige gebruik van e-mail een organisatie veel tijd en geld kost.

Hoe kunnen we dit voorkomen? Mail Template biedt één omgeving waarin al het e-mailverkeer wordt gecentraliseerd. Dit systeem is zo ingericht dat e-mail nog steeds persoonlijk en afgeschermd kan blijven, maar veel eenvoudiger te delen is met andere medewerkers of groepen. Een e-mail wordt één maal ingelezen, ongeacht aan hoeveel personen binnen de organisatie de e-mail verzonden is. E-mail conversaties kunnen ook eenvoudig aan een collega worden toegewezen. Tevens wordt de ingelezen e-mail direct gekoppeld aan een relatie, waardoor alle relevante communicatie en afspraken met een relatie direct te vinden is in het informatiesysteem. Conversaties worden netjes samengevat in één werkstroom. Is er een belangrijke afspraak gemaakt? In één oogopslag is alle relevante informatie bij een relatie zichtbaar. Geen enkel detail gaat meer verloren.

CC's en BCC’s zijn hierdoor definitief verleden tijd. Minder e-mail en minimaal dezelfde resultaten. Waarschijnlijk met meer resultaat want omdat je minder e-mails ontvangt, lees je ze met meer aandacht en heb je meer tijd om je te richten op de belangrijke processen. Er is geen onnodige vervuiling van de mailbox meer nodig met Mail Template.

Je hebt zojuist een artikel gelezen in de categorie Workflow Platform | Blogs | HR- Personeelszaken | Informatie Technologie. Maandelijks publiceren we diverse blogs & ebooks. Wil je niets missen van alle nieuws dat we je willen vertellen? Volg ons dan op LinkedIn! Op onze website vindt je meer blogs & ebooks over Integratie & Synchronisatie, Documenten & Rapportages en Alerts & Notificaties.