Hoe verbeter je de operationele efficiëntie in de productie

Als je op zoek bent naar manieren om de operationele efficiëntie in de productie te verbeteren, ben je niet de enige. Operationele efficiëntie is een uitdaging voor veel productieorganisaties. Uitdagingen en druk worden extra groot doordat er gewerkt wordt met strakke deadlines en als gevolg daarvan kan de productiviteit van zowel onsite als offsite werknemers worden beïnvloed door de beschikbaarheid van tijd-kritische informatie. Door systeemintegratie en automatiseringsmogelijkheden voor het monitoren van bedrijfsactiviteiten toe te voegen aan interne software oplossingen, kunnen fabrikanten winstgevender worden door de backofficetaken die tijd en geld kosten te automatiseren.

Bedrijfs Proces Automatisering kan fabrikanten helpen de operationele efficiëntie te verbeteren door:

• Toegang bieden tot real-time data
• Geen handmatige inspanning meer bij het rapport productieproces
• Waarschuwen van senior managers bij vertragingen
• Verbeteren van het facturatieproces
• Verbeteren van klantenserviceniveaus
• Proactief leveren van informatie over support tickets

Als je werkt in een commerciële omgeving, waar klantenservice en productkwaliteit voorop staan, is het essentieel dat management- en operationele teams tijd-kritische informatie snel en efficiënt kunnen ontvangen. Om de toenemende uitdagingen het hoofd te bieden, wenden productieorganisaties zich tot intelligente automatiseringsoplossingen die tijd en geld besparen in het hele bedrijf.

Bedrijfs Proces Automatisering (BPA) verbetert de operationele efficiëntie in de productie door organisaties te helpen potentiële productieproblemen eerder en effectiever op te sporen en op te lossen, en wel voordat ze zich ontwikkelen tot ernstige knelpunten.

Het monitoren van bedrijfsactiviteiten stelt operationele teams in staat om in real-time de belangrijkste data die binnen hun serviceapplicatie is gegenereerd, te monitoren en erover te rapporteren. Als er nog niet geautomatiseerd is wordt het monitoren van de belangrijkste klantgegevens vaak handmatig afgehandeld door senior managers. Als gevolg hiervan kunnen openstaande taken binnen een servicemanagement applicatie leiden tot vertraagde facturering, waardoor in een later stadium cashflowproblemen kunnen ontstaan.

De impact van een actie op de ene afdeling kan leiden tot een aanzienlijk knelpunt in een ander deel van het bedrijf. In elke organisatie doorkruisen bedrijfsprocessen meerdere afdelingen en functies, en een vertraging op één plek kan de activiteit elders in het bedrijf beïnvloeden. Wanneer een servicemanager-applicatie afhankelijk is van handmatige handelingen, bijvoorbeeld om een voltooide taak af te sluiten, kan de financiële verwerking verderop in het proces worden vertraagd.

Software voor procesautomatisering zorgt ervoor dat het senior management elke dag dynamisch via e-mail informatie kan ontvangen over afgehandelde taken. Hierdoor verloopt de facturatie efficiënter waardoor er tevens minder vragen komen.

Ook kunnen productieorganisaties regel-gestuurde, door data geactiveerde e-mail- of sms-meldingen versturen en zo real-time updates bieden of een mechanisme om werknemers eraan te herinneren taken uit te voeren. Typische voorbeelden van regel-gestuurde data alerts zijn:

• Lage voorraadniveaus
• Openstaande debiteuren totaal X
• Nalevingsprocedures niet gevolgd/voltooid
• Ongeoorloofde kortingsniveaus

Klantenservice is het hart van een organisatie. Het is aan hen om kritieke informatie te verstrekken die van invloed is op beslissingen in het hele bedrijf. Het automatiseren van 'contractvervaldata' kan bijvoorbeeld een aanzienlijke impact hebben op een bedrijf.

Oplossingen voor het monitoren van bedrijfsactiviteiten stellen een bedrijf in staat om proactief belangrijke data binnen een servicebeheer applicatie te bewaken, zoals het verzenden van details van contracten die 90, 60 of 30 dagen verwijderd zijn van verlenging. Door dit proces te automatiseren hoeven servicemanagers geen tijd meer te besteden aan administratie, maar kunnen ze zich bijna volledig richten op een nauwe samenwerking met hun klanten. Bovendien kunnen verlengingsinkomsten en kasstromen efficiënter worden voorspeld en verwerkt.

In ieder bedrijf voeren financiële afdelingen dagelijks een aantal rapporten uit die de beslissingen van senior managers kunnen beïnvloeden. Deze rapporten zijn vaak cruciaal voor het bedrijf en de productie en verspreiding ervan kost manuren. Intelligente automatisering van bedrijfsprocessen biedt de mogelijkheid om de productiviteit te verhogen en de administratiekosten bij het genereren van rapporten en documenten te verlagen.

Binnen een productiebedrijf voeren veel financiële afdelingen handmatig voorraadrapporten en maandelijkse afstemmingen uit, wat vaak leidt tot administratieve fouten. Door de automatisering van bedrijfsprocessen kunnen rapporten automatisch worden gegenereerd en gedistribueerd en zo direct een positieve impact in real-time hebben, waardoor afstemmingstijden worden verkort.

Bovendien worden ook vaak dashboards gebruikt om snel en makkelijk toegang te geven tot een overzicht van real-time informatie om de besluitvorming te vergemakkelijken. Accounting- en financiële professionals kunnen zo bijvoorbeeld in één oogopslag een overzicht van financiële transacties en statussen zien, terwijl voorraadbeheerteams voorraadniveaus, waarden en langzaam bewegende voorraden kunnen bekijken om productie- en inkoopprocessen te ondersteunen.

Voorraadbeheer is een doorlopende activiteit voor productieorganisaties. Omdat effectief voorraadbeheer zo'n grote impact heeft op productietechnieken, is het voor fabrikanten van cruciaal belang om uitzonderingsrapportages toe te voegen aan het primaire bedrijfssysteem.

Dynamisch geïnformeerd worden wanneer de voorraadniveaus onder de overeengekomen niveaus dalen, biedt voorraadcontrollers gedetailleerde rapporten over verkooporders die in het systeem zijn geplaatst en die de voorraadniveaus naar een negatieve waarde kunnen brengen. Hierdoor kan het bedrijf snel reageren om een product op het productieplan te krijgen voor fabricage of om nieuwe materialen te kopen.

De inkoop van materialen is cruciaal voor bedrijven van welke omvang dan ook, die actief zijn in de productie. Aangezien alle inputkosten een direct effect hebben op de kosten van het eindproduct, is het van cruciaal belang dat fabrikanten strikte procedures hebben met betrekking tot het aankoopproces.

Om ervoor te zorgen dat alle aankopen in overeenstemming zijn met de bedrijfsovereenkomsten, is de traditionele aanpak geweest om alle inkoopfacturen handmatig af te stemmen met de verwachte kosten. Uiteraard gaat dit handmatige proces gepaard met veel papieren rompslomp en is het vatbaar voor vertragingen en administratieve fouten, zoals het kopen van meer materialen dan afgesproken.

Door de afhankelijkheid van handmatige administratie en het gebruik van de tijd van werknemers, bestaat er een extra risico op te hoge uitgaven, verborgen kosten die vaak vergeten worden. Daarom kan de automatisering van bedrijfsprocessen het fabricageproces verder verbeteren door de handmatige papieren rompslop te verminderen.

Door middel van een geautomatiseerd proces kunnen organisaties 'controles' implementeren om eventuele verschillen tussen factuurwaarde en verwachte kosten te vinden, die automatisch als een HTML-rapport kunnen worden opgemaakt en verstuurd naar het management, de boekhouding, de inkoper en de inkoopadministratie om een goedkeuring in de werkstroom te krijgen. Dit bespaart het bedrijf tijd en geld en verkleint het risico op onjuiste besluitvorming.

Ongeacht de branche is de beschikbaarheid van real-time informatie van cruciaal belang voor alle verkoopteams. Zonder real-time informatie kunnen bestaande klanten last hebben van slechte service of kunnen verkopers verkoopkansen mislopen.

Het handmatig maken en distribueren van verkooprapporten naar verkoopteams in het veld is een inefficiënt gebruik van de tijd van werknemers en een extra kostenpost die kan worden gestroomlijnd en verwijderd. In veel gevallen kan een handmatig proces voor het maken van rapporten resulteren in verouderde informatie die niet meer relevant is voor een verkoopteam op het moment dat het rapport wordt verspreid.

Rapportautomatisering biedt verkoopteams real-time verkoopinformatie die automatisch wordt gevonden, opgemaakt en gedistribueerd zonder tussenkomst van een medewerker - foutloos. Real-time verkooprapporten kunnen klantomzet, dagelijkse verkooporders, bestellingen die wachten op verzending of vandaag verwerkte facturen omvatten; alle relevante informatie voor een buitendienst verkoopmedewerker.

1. Webportaalsoftware zoals leveranciers- en klantportalen
2.  Integratie van ERP- en boekhoudsoftware zoals Exact, SAP, MS365 Business Central, Unit4, Visma en andere sytemen.
3. Geautomatiseerde berekening en verspreiding van KPI-rapporten, zoals productiviteitsniveaus en afvalpercentage per productlijn
4. eCommerce integratie, b.v. Shopify, Magento, WooCommerce, Amazon, bol.com enz.
5. Gebeurtenis gestuurde informatie over voorraadniveaus om de impact op productietechnieken te beoordelen
6. Automatische urenstaat herinneringen verzonden naar werknemers
7. Geautomatiseerde rapporten voor het tonen van goederen / orders voor fabricage
8. Meldingen wanneer nabestelde voorraad is ontvangen
9. Koerier integratie met alle toonaangevende services zoals DHL, DPD, FedEx, PostNL, GLS, UPS, en TNT.
10. Waarschuwingsmeldingen wanneer goederen met vervaldatum ‘vandaag / deze week’ niet zijn ontvangen
11. Geautomatiseerde bewaking van het gebruik van nutsvoorzieningen en waarschuwingen voor gebruiksafwijkingen boven de norm
12. Bewaking van de prestaties van apparatuur met waarschuwingen die via sms worden verzonden
13. Geautomatiseerde serviceherinneringen op productieapparatuur
14. Automatische meldingen aan andere afdelingen wanneer de productie van belangrijke producten is voltooid
15. Geautomatiseerde productie en levering van wettelijk vereiste documenten, b.v. veiligheidsinformatiebladen vereist door de REACH-wetgeving
16. Het controleren of de voortgang van de productie voldoende is om de beoogde leveringsdata te halen
17. Regelmatige productie van statistieken vereist door kwaliteitsregelingen
18. Buiten kantooruren een melding verzenden naar personeel op sleutelposities wanneer de productie van belangrijke bestellingen is voltooid
19. Geautomatiseerd kredietcontroleproces

Automatisering van bedrijfsprocessen in de productie biedt de mogelijkheid om de dagelijkse activiteiten te stroomlijnen en zo de cashflow, winstgevendheid en productiviteit te verbeteren. Door arbeidsintensieve handmatige backofficetaken die tijd en geld kosten weg te nemen, kunnen fabrikanten efficiënter en winstgevender worden.

Veelvoorkomende voordelen van de implementatie procesautomatisering in de productiebranche zijn:

• Mogelijkheid om sneller in te spelen op veranderingen in het bedrijf
• Verkorting van de reactietijd bij vragen van de klant
• Geen repetitieve gegevensinvoer meer
• Geen handmatige rapportproductie meer
• Minder tijd en kosten
• Meer mogelijkheden om vernieuwingsinkomsten en cashflows te voorspellen
• Verbeterde productiviteit van werknemers
• Meer inzicht in kritieke bedrijfsinformatie
• Verbeterde besluitvorming
• Verbeterde IT-infrastructuur