Waarom steeds meer bedrijven kiezen voor de inzet van een klantportaal

Met de globalisering van het bedrijfsleven en de snelheid waarmee de competitieve omgeving kan veranderen, zijn organisaties steeds vaker op zoek naar manieren om diverse bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen. Klanten krijgen steeds meer specifieke informatiebehoeften en doen zaken steeds meer digitaal. Dit verwachten zij ook van hun leveranciers. Het wordt steeds meer noodzakelijk om informatie 24/7 met elkaar te delen en uit te wisselen. Wanneer je in deze behoeften wilt voorzien en tevens bedrijfsprocessen efficiënter wil laten verlopen, worden met name een klantportaal ingezet.

1: Het verhoogt de klanttevredenheid

Door de inzet van een klantportaal is het mogelijk klanten real-time te voorzien van informatie waar vraag naar is. Zij vinden in het klantportaal meteen wat ze zoeken. Daarmee vinden zij dus snel de juiste informatie en antwoorden op de vragen die ze hebben op het voor hun gewenste moment. Hiervoor zijn geen e-mails of telefoontjes meer nodig. Klanten zijn real-time geïnformeerd over hun lopende orders, hun openstaande posten of de voortgang van hun storingsmeldingen, overal en op ieder gewenst moment. Dit verbetert de klantenservice direct want de klant ervaart een enorm gemak zonder wachttijden. De klant heeft het gevoel helemaal ‘in control’ te zijn. Tevreden klanten is een van de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen in alle organisaties.

2: Het verlaagt de werkdruk van medewerkers

Terwijl klanten een enorm gemak ervaren, doen zij heel veel zelf; van het opvragen van de orderstatus of laatste factuur tot het plaatsen van een order of het stellen van een helpdeskvraag. Hier hoeft geen medewerker meer aan te pas te komen. Door deze handelingen bij medewerkers weg te halen, hebben zij meer tijd over voor andere zaken. Met een klantenportaal kun je eenvoudig betere service leveren zonder daarbij meer kostbare tijd van een medewerker kwijt te zijn. Tevens zorgt het voor verbetering in de bedrijfsprocessen, mede door een automatische synchronisatie met je back-office systemen.

3: Alle persoonlijke documenten en acties worden centraal gedocumenteerd

Alle documenten die de klant nodig heeft zijn op 1 plek te vinden. In het klantportaal kun je bijvoorbeeld voor de klant orderbevestigingen klaar zetten, maar ook offertes, facturen, klantspecifieke prijslijsten, leveringsvoorwaarden of catalogussen. Deze documenten zijn op elk gewenst moment in het klantportaal terug te vinden. Dit biedt de klant een goede gebruikerservaring en een enorm gemak. Wanneer een klant een offerte accepteert, een order plaatst of een prijslijst opvraagt, worden deze acties geregistreerd en opgeslagen. Zo is er ook altijd een historie beschikbaar.

• Zorg voor een goede interactie met de klant

Een goed klantportaal biedt klanten de mogelijkheid om op elk gewenst moment zelf de gewenste zaken online in te zien en te regelen. Biedt klanten daarom alle handvaten die hiervoor nodig zijn. Welke vragen komen regelmatig terug? Of wat kost je medewerkers vaak veel tijd? Deze handelingen kunnen wellicht door de inzet van een klantportaal worden vereenvoudigd. Zo biedt je niet alleen je klanten gebruikersgemak, maar ook je medewerkers.

• Zorg voor een integratie met andere interne systemen

Door een integratie op te zetten met andere systemen wordt ervoor gezorgd dat data uit verschillende systemen op 1 plek worden gecentraliseerd; in het klantportaal. Facturen kunnen bijvoorbeeld uit het boekhoudsystemen worden opgehaald, terwijl offertes uit het CRM systeem worden opgehaald en de orders uit de webshop. Naast het ophalen van deze gegevens is het ook mogelijk gegevens terug te schrijven. Tekent een klant een offerte voor akkoord? Hiervan kun je dan een melding ontvangen en de offerte wordt automatisch omgezet in een order in het gewenste systeem.

• Zorg voor een persoonlijke omgeving en stel de klant centraal

Het is belangrijk om de omgeving van het klantportaal zo persoonlijk mogelijk te maken. Toon alleen specifieke en gepersonaliseerde informatie die voor de betreffende klant interessant is en zorg ervoor dat informatie die voor deze klant niet relevant is, ook niet wordt getoond. Zorg er daarnaast voor dat alleen deze klant zijn informatie kan raadplegen. De klant kan dan zelf bepalen of er meerdere mensen in de organisatie toegang hebben tot deze informatie door het instellen van gebruikersrechten. Het is ook mogelijk om een klantspecifiek dashboard met de belangrijkste data te tonen in het portaal.

• Het is aangepast op je eigen huisstijl

Zorg dat je zelf kunt bepalen hoe de informatie in het webportaal gepresenteerd wordt. Het klantportaal kan opgemaakt worden in de huisstijl van je organisatie. Hierdoor is het helemaal je eigen portaal en is het meteen herkenbaar voor jouw organisatie en relaties. Het geeft een vertrouwd en herkenbaar gevoel en dat is heel belangrijk.

Met Portal Platform richt je snel, eenvoudig, flexibel én veilig je eigen web-based portals in.