Door processen voor het aanmaken, melden en sluiten van support tickets te automatiseren, hoeven supportmedewerkers zelf geen gegevens meer in te voeren en wordt de zichtbaarheid van kritieke informatie voor alle belanghebbenden verbeterd. Hoe kan automatisering uw support-KPI’s verbeteren?
De uitdaging
Snelheid, consistentie en kwaliteit zijn allemaal belangrijke ingrediënten voor het succes van een supportteam. Toch zijn veel processen van het supportteam handmatig en foutgevoelig en nemen ze kostbare tijd van de supportmedewerkers in beslag.
De oplossing en commerciële voordelen
BPA Platform van Orbis Software stelt organisaties in staat om snel en eenvoudig repetitieve processen van het supportteam te automatiseren, zoals het aanmaken van tickets en meldingen en het verzamelen van servicefeedback.
- Gegevensinvoer hoort tot het verleden en de productiviteit van werknemers neemt toe
- Responstijden worden verkort en de klantenservice verbetert
- De brede zichtbaarheid van belangrijke gegevens wordt gerealiseerd
Het aanmaken van support tickets automatiseren
De snelheid en kwaliteit van uw reactie op een supportticket dat via de bedrijfswebsite is ingediend, is van cruciaal belang voor de reputatie van uw bedrijf. Toch verwerken veel supportmedewerkers nog steeds handmatig supporttickets die via email of telefoon binnenkomen. Deze aanpak is traag, kostbaar en foutgevoelig.
BPA platform van Orbis Software kan automatisch binnenkomende supporttickets vastleggen, een ticket aanmaken en deze toewijzen aan een supportmedewerker. Dit maakt een einde aan handmatige gegevensinvoer, verkort de responstijden en verbetert de klantenservice.
Statuswaarschuwingen voor supporttickets automatiseren
Statusgegevens van supporttickets kunnen door veel belanghebbenden worden gebruikt. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om de klant op de hoogte te houden van een ticketstatus, maar een interne accountmanager of supportteammanager kan de informatie evengoed nuttig vinden. Het kan een tijdrovend en arbeidsintensief proces zijn om alle belanghebbenden op de hoogte te houden van deze informatie.
BPA Platform van Orbis Software kan automatisch updates van supporttickets aanmaken en verzenden via e-mail, sms of in een formeel rapport naar klanten, accountmanagers of managers van supportteams. Dit verlaagt de kosten en zorgt voor een brede zichtbaarheid van belangrijke gegevens.
Verzoeken om klantonderzoek automatiseren
Bedrijven die luisteren naar en reageren op de echte meningen van klanten, presteren beter dan hun concurrenten. Toch slagen veel bedrijven er niet in om voldoende tijd te besteden aan de verspreiding van enquêtes en de daaropvolgende gegevensanalyse.
BPA Platform van Orbis Software kan automatisch enquêteverzoeken naar klanten sturen na een zakelijke gebeurtenis zoals bijv. het afsluiten van een supportticket. Het zal dan tevens resultaten verzamelen en verspreiden onder mensen en systemen en zo een volledig beeld geven om zakelijke beslissingen op te baseren.
Verbeterde efficiëntie en klanttevredenheid door geautomatiseerde workflows
Door het automatiseren van processen rondom supporttickets bespaart uw organisatie niet alleen tijd, maar verhoogt het ook de betrouwbaarheid en transparantie binnen uw supportteam. Medewerkers hoeven zich minder bezig te houden met repetitieve taken zoals handmatige gegevensinvoer en kunnen zich daardoor volledig richten op het daadwerkelijk oplossen van klantproblemen. Dit leidt tot snellere responstijden en een hogere klanttevredenheid.
Bovendien zorgt automatisering ervoor dat kritieke informatie op het juiste moment bij de juiste personen terechtkomt. Dankzij automatische statusupdates blijven klanten, accountmanagers en supportmanagers continu op de hoogte van de voortgang, wat miscommunicatie en onnodige vragen voorkomt. Dit draagt bij aan een soepel verlopend supportproces waarbij iedereen dezelfde actuele informatie deelt.
Daarnaast biedt het BPA Platform van Orbis Software uitgebreide rapportagemogelijkheden. Supportmanagers krijgen inzicht in belangrijke KPI’s zoals gemiddelde reactietijd, ticketdoorlooptijd en klanttevredenheidsscores. Deze inzichten maken het mogelijk om continu verbeteringen door te voeren en strategische beslissingen te nemen op basis van real-time data.
Automatisering van supportprocessen helpt organisaties niet alleen operationeel efficiënter te werken, maar versterkt ook de klantrelaties en draagt zo bij aan duurzame groei.
Belangrijk om te weten: onze software integreert naadloos met toonaangevende ERP-pakketten zoals Exact en SAP, waardoor u uw bedrijfsprocessen efficiënt kunt verbinden en beheren binnen één geïntegreerd systeem.