Documentbeheer speelt een belangrijke rol in het soepele verloop van de meeste MKB-bedrijven. Zij bieden belangrijke informatie; intern of extern.
Ongeacht de branche waarin je bedrijf gespecialiseerd is, hebben jouw klanten, leveranciers, medewerkers en het management snel en efficiënt informatie nodig. De enige constante is de tijd die werknemers nodig hebben om handmatig de relevante informatie te verzamelen, deze informatie samen te stellen en te distribueren. Het probleem is dat de meeste organisaties handmatig de relevante informatie uit meerdere databases, systemen en bronnen halen. De informatie is meestal alleen daar aanwezig en de medewerkers moeten de gegevens nog structureren en ervoor zorgen het klopt. Daarna wordt het gedistribueerd naar de relevante ontvangers. Dit maakt het hele proces tijdrovend en vatbaar voor menselijke fouten. Dat kan uiteindelijk procesknelpunten veroorzaken.
De voordelen van het automatiseren van je documentbeheer
De introductie van elektronische documenten en rapportages in het digitale tijdperk heeft het mogelijk gemaakt om het gehele proces eenvoudiger en sneller te maken. Het maakt het mogelijk om het creëren en distribueren van documenten en rapportages te automatiseren. Deel het eenvoudig via e-mail of FTP, voeg het rapport toe aan een CRM-record of plaats het op een netwerklocatie. Dit kan allemaal volgens jouw bedrijfsregels, databasegebeurtenissen en schema’s. Kortom, het biedt jou, je klanten, leveranciers en medewerkers de gegevens die ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben.
De tijd waarin we handmatig een rapport of document moesten typen, afdrukken en versturen ligt al lang achter ons. Informatie kan nu gemakkelijk worden uitgewisseld tussen verschillende bedrijfssystemen, rapportagetools zoals Crystal Reports, Microsoft Reporting Services en andere applicaties. Documenten en rapportages worden automatisch aangemaakt en gedistribueerd.
Hier zijn vijf redenen waarom het automatiseren van documenten en rapportages extra voordelen met zich meebrengt voor jouw bedrijf:
1. Maak tijd vrij voor medewerkers
De tijd die aan administratie wordt besteed, wordt verminderd. Er wordt niet langer vertrouwd op een medewerker om handmatig gegevens uit meerdere databases en systemen zoals een CRM-systeem naar een Excel-spreadsheet te verplaatsen, klikfrequenties van een marketingcampagne bij te houden, of KPI’s en prestaties van het verkoopteam samen te stellen. Documenten en rapportages worden niet meer handmatig samengesteld en verspreid. Dit stelt medewerkers in staat om zich te concentreren op taken die waarde toevoegen en op klanten.
2. Geplande realtime rapporten
De automatisering van documenten en rapportages zorgt ervoor dat je de informatie ontvangt die je nodig hebt, wanneer je deze nodig hebt. Rapporten zoals contracten die binnenkort verlengd moeten worden, kunnen worden ingepland in intervallen van bijvoorbeeld 90, 60 of 30 dagen maar ook winst- en verliesoverzichten, facturen en kasstroomstatussen kunnen bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks worden ingepland. Databases kunnen dynamisch worden gemonitord op belangrijke wijzigingen om realtime veranderingen in voorraadniveaus te melden.
3. Geen fouten, 100% nauwkeurigheid
Rapporten kunnen tijdrovend zijn om te produceren en vereisen vaak gegevens uit meerdere bronnen, systemen of afdelingen. Dit zorgt voor complexiteit en de gevoeligheid van repetitieve administratieve taken en fouten. Zonder effectieve rapportageprocedures kunnen vertragingen optreden, kan voorraad bederven en kunnen klanten een slechte klantenservice ervaren. Het automatiseren van het documenten- en rapportageproces, ongeacht in welk systeem of welke toepassing de gegevens zich bevinden, elimineert handmatige invoer. Dit betekent dat medewerkers profiteren van minder administratie en 100% nauwkeurige rapporten die voldoen aan jouw exacte zakelijke vereisten.
4. Het verbeteren van het besluitvormingsproces
De automatisering van documenten en rapportages stelt managers en besluitvormers in staat om zich te richten op het identificeren van datagedreven inzichten of kansen. Het zorgt ervoor dat de prestaties van het bedrijf kunnen worden bewaakt, geanalyseerd en verbeterd, waardoor de prestaties toenemen en de zichtbaarheid van gegevens wordt vergroot.
5. Verbetert ROI en verlaagt operationele kosten
De automatisering van documenten en rapportages stelt managers en besluitvormers in staat om zich te richten op het identificeren van datagedreven inzichten of kansen. Het zorgt ervoor dat de prestaties van het bedrijf kunnen worden bewaakt, geanalyseerd en verbeterd, waardoor de prestaties toenemen en de zichtbaarheid van gegevens wordt vergroot.
Besluitvormingsprocessen worden verbetert en het helpt het management om groeikansen te identificeren, terwijl medewerkers zich kunnen concentreren op taken die echte waarde toevoegen aan het bedrijf.
Conclusie
Geautomatiseerd documentbeheer stelt MKB-bedrijven in staat om gegevensinvoer te minimaliseren, de tijd voor controle te verminderen en de risico’s van menselijke fouten te verlagen. Dit leidt ertoe dat medewerkers efficiënter werken en besluitvormingsprocessen verbeteren, waardoor de ROI omhoog gaat terwijl de operationele kosten lager worden.