Geautomatiseerde bankafstemming helpt organisaties financiële risico’s te beperken door de handmatige verwerking van bankmutaties uit de werklast van werknemers te verwijderen. Bedrijven moeten regelmatig bankmutatieprocedures uitvoeren. Onnauwkeurige transacties moeten worden geïdentificeerd om uitzonderingen te kunnen onderzoeken en ervoor te zorgen dat financiële rapportages correct zijn. Het tijdrovende handmatig afletteren van bankmutaties met een grootboek en het correleren van deze informatie met een bankafschrift stelt een bedrijf bloot aan menselijke fouten en financiële risico’s. Waarom zou je je dag verspillen aan het handmatig afletteren van bankmutaties als dit geautomatiseerd kan worden?
Bankafstemming is een noodzakelijk kwaad
Het valt niet te ontkennen dat het handmatig afletteren van bankmutaties een kostbaar en langzaam proces is. Het is een noodzakelijk kwaad en moet gedaan worden. Helaas is dit vaak nog een handmatig proces en maken mensen fouten. Zodra alle transacties handmatig zijn geïdentificeerd en uitzonderingen zijn gemarkeerd, moeten afwijkingen, foutieve berekeningen en, in sommige gevallen, fraude worden onderzocht. Hoe lang duurt het voordat medewerkers verschillen opmerken tussen gegevens in het boekhoud- of ERP-systeem?
Door minder tijd te besteden aan het handmatig afletteren van bankmutaties dankzij automatisering, worden de bedrijfskosten verlaagd en wordt een einde gemaakt aan menselijke fouten, zodat je je kunt concentreren op het snel en efficiënt onderzoeken van uitzonderingen.
Geautomatiseerde softwareoplossingen voor bankafstemming
Het runnen van een bedrijf brengt vele uitdagingen met zich mee en het afletteren van bankmutaties is er waarschijnlijk slechts één van. Een geautomatiseerde softwareoplossing voor het afletteren van bankmutaties helpt bedrijven door een eind te maken aan de handmatige bewaking en vergelijking van gegevens tussen systemen en applicaties. Door automatisch e-mail- en sms-meldingen te genereren bij eventuele discrepanties kan het een extra beveiligingslaag bieden. Handmatige handelingen gaan uit het transactieproces, waardoor het potentiële risico op frauduleuze activiteiten wordt verkleind.
De voordelen van geautomatiseerde bankafstemmingssoftware
- Een eind maken aan menselijke fouten
- 100% consistent beheer van uitzonderingen
- Minder financieel risico
- Repetitieve administratie hoeft niet meer door geschoolde werknemers te worden gedaan
- Verbeterde en consistente afhandelprestaties, ongeacht het bedrijfsvolume
- Gestroomlijnde procedures voor bankafstemming
Meer automatiseren dan alleen bankafstemming
Het automatiseren van het afletteren van bankmutaties kan vaak het begin zijn van een uitgebreid bedrijfsproces. Wanneer bijvoorbeeld een verkoop van een e-Commerce webwinkel is afgehandeld en verzonden, kan het bedrijfsbeleid zijn om, “X” dagen na de verkoop, bijvoorbeeld met Mailchimp een upsell/cross-sell e-mailmarketingcampagne uit te voeren.
Je investering in deze automatiseringsoplossing kan dan extra lonend zijn want met hetzelfde systeem kunnen bijvoorbeeld geautomatiseerde e-mailcampagnes worden getriggerd die een vouchercode of productbeoordelingsverzoek aanbieden. Dit kan vervolgens worden bijgewerkt in je CRM-systeem – allemaal zonder tussenkomst van een medewerker.
Van bankafstemming naar slimme marketingacties
Automatisering van bankafstemming beperkt niet alleen financiële risico’s, maar kan ook direct bijdragen aan effectievere sales- en marketingactiviteiten. Stel bijvoorbeeld dat een klantbetaling automatisch wordt herkend en afgeletterd in uw systeem. Zodra deze betaling is verwerkt, kan er via Mailchimp automatisch een bedankmail worden verstuurd met een exclusieve aanbieding of een verzoek om een productreview.
Dit zorgt voor een persoonlijke en tijdige klantbenadering zonder extra werk voor uw team. Bovendien kan het Workflow Platform de status van de klantbetaling synchroniseren met uw CRM, waardoor uw sales- en marketingteams altijd over actuele informatie beschikken. Zo benut u elke transactie maximaal en versterkt u klantrelaties met minimale inspanning.
Uitbreiden met Workflows
Het automatiseren van bankafstemming is vaak het startpunt van een bredere digitalisering van uw bedrijfsprocessen. Met het Workflow Platform van Orbis kunt u deze automatisering eenvoudig uitbreiden door aanvullende workflows in te richten. Denk aan het automatisch starten van interne goedkeuringsprocessen bij afwijkingen, het inplannen van opvolgacties door uw finance team, of het triggeren van marketingcampagnes na een succesvolle betaling.
Deze flexibele aanpak stelt uw organisatie in staat om processen niet alleen te stroomlijnen, maar ook beter op elkaar af te stemmen. Zo creëert u een geïntegreerd ecosysteem waarin financiën, sales en marketing moeiteloos samenwerken – zonder handmatige handelingen en met maximale controle.