ERP-integratie: waar moet je op letten en wat kost het?

Alles over ERP-integratie

Steeds meer bedrijven werken met meerdere softwareprogramma’s. Een ERP-systeem vormt vaak het centrale systeem voor de administratie, voorraad, orders en financiële processen. Daarnaast gebruiken organisaties meestal nog een CRM-systeem, webshop, WMS, e-commerceplatform of marketingsoftware.

Wanneer deze systemen niet met elkaar communiceren, zijn medewerkers vaak veel tijd kwijt aan het handmatig overnemen van gegevens. Dat vergroot bovendien de kans op menselijke fouten en zorgt ervoor dat informatie niet altijd actueel is. Een ERP-integratie kan dit oplossen. Door bedrijfssoftware met elkaar te koppelen, kunnen gegevens automatisch tussen systemen worden uitgewisseld en kunnen bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd.

Maar waar moet je op letten bij een ERP-integratie? Hoe kies je een geschikt integratieplatform? En wat kost het koppelen van bedrijfssoftware?

Wat is een ERP-integratie?

Een ERP-integratie is een koppeling tussen een ERP-systeem en één of meerdere andere softwareapplicaties binnen of buiten de organisatie. Hierdoor kunnen verschillende systemen automatisch gegevens met elkaar uitwisselen en kunnen bedrijfsprocessen op elkaar worden afgestemd.

Een ERP-systeem kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan:

• een CRM-systeem zoals Salesforce, HubSpot, Zoho, Exact Synergy en MS Dynamics CRM;
• een webshop of e-commerceplatform zoals Magento, WooCommerce, Shopify, Bol en Amazon;
• een vervoerder zoals PostNL, DHL, DPD, UPS, TNT, FedEx en GLS;
• een marketingplatform zoals MailChimp of ActivecCampaign;
• een database;
• een klanten- of leveranciersportaal.

Een ERP-integratie kan gegevens in beide richtingen uitwisselen. Zo kunnen bijvoorbeeld klant- en ordergegevens vanuit een webshop naar het ERP-systeem worden gestuurd, terwijl productinformatie, prijzen en voorraadgegevens vanuit het ERP-systeem naar de webshop kunnen worden gesynchroniseerd. Daarnaast kunnen ook de bijbehorende bedrijfsprocessen geautomatiseerd worden zoals het versturen van een orderbevestiging naar de klant en het aanmaken van een factuur in je administratie.

Waarom bedrijfssoftware koppelen?

Organisaties gebruiken steeds meer verschillende softwareoplossingen. Elk systeem heeft zijn eigen functie, maar de gegevens die erin staan zijn vaak met elkaar verbonden. Wanneer deze systemen los van elkaar werken, moeten medewerkers informatie regelmatig handmatig van het ene systeem naar het andere overnemen.

Klantgegevens uit een CRM-systeem zijn bijvoorbeeld relevant voor het ERP. Productinformatie en prijzen uit het ERP zijn nodig in de webshop en voorraadgegevens moeten mogelijk worden doorgestuurd naar een e-commerceplatform. Ook kunnen ordergegevens weer relevant zijn voor de administratie, het magazijn en de verkoopafdeling.

Wanneer systemen niet goed met elkaar samenwerken, kan dit leiden tot dubbele gegevensinvoer, handmatig werk, verouderde informatie en menselijke fouten. Bovendien kost het medewerkers tijd om gegevens te controleren en op verschillende plekken bij te werken. Door bedrijfssoftware met elkaar te koppelen, kunnen gegevens automatisch worden uitgewisseld en kunnen verschillende stappen binnen een bedrijfsproces op elkaar aansluiten. Medewerkers krijgen dan meer tijd voor belangrijkere en uitdagendere werkzaamheden.

Van webshoporder tot magazijn

Stel dat een klant een bestelling plaatst in een webshop. Zonder integratie moet een medewerker de bestelling handmatig overnemen in het ERP-systeem. Met een ERP-integratie kan de bestelling automatisch vanuit de webshop naar het ERP-systeem worden doorgestuurd en verwerkt. De voorraad wordt bovendien direct bijgewerkt, klantgegevens worden automatisch overgenomen en artikel- en productgegevens kunnen vanuit het ERP-systeem naar de webshop worden gesynchroniseerd. Maar de automatisering kan nog een stap verder gaan. Zo kan de verkoopkans in het CRM-systeem automatisch worden bijgewerkt, kan op basis van de order een factuur worden aangemaakt en kan de bestelling direct worden opgenomen in de picklijst van het magazijn. Zo worden verschillende systemen en afdelingen automatisch met elkaar verbonden en doorloopt een bestelling het volledige proces zonder dat medewerkers dezelfde gegevens handmatig in meerdere systemen hoeven in te voeren.

Het doel van een integratie is dan ook niet alleen om systemen met elkaar te verbinden. Het gaat vooral om het automatiseren van complete bedrijfsprocessen, het voorkomen van onnodig handmatig werk en het verkleinen van de kans op menselijke fouten. Hierdoor kunnen medewerkers efficiënter werken, worden processen sneller uitgevoerd en blijft belangrijke bedrijfsinformatie in alle systemen actueel en consistent.

Wat levert een ERP-integratie op?

Een goede ERP-integratie kan verschillende voordelen opleveren:

Minder handmatig werk

Medewerkers hoeven gegevens niet steeds opnieuw in verschillende systemen in te voeren. Dit bespaart tijd en maakt medewerkers vrij voor werkzaamheden die meer waarde toevoegen.

Minder kans op fouten

Handmatige gegevensinvoer brengt altijd het risico op fouten met zich mee. Een verkeerd overgenomen klantnummer, productcode of orderbedrag kan vervolgens gevolgen hebben voor andere processen. Door gegevens automatisch uit te wisselen, wordt het aantal handmatige handelingen beperkt.

Actuele gegevens

Wanneer systemen automatisch met elkaar synchroniseren, beschikken medewerkers sneller over actuele informatie. Een wijziging in het ene systeem kan bijvoorbeeld automatisch worden doorgevoerd in een ander systeem.

Efficiëntere bedrijfsprocessen

Een integratie maakt het mogelijk om complete workflows te automatiseren. Denk aan het automatisch verwerken van een bestelling, het bijwerken van de voorraad en het versturen van een orderbevestiging naar de klant. Eén actie in het ene systeem kan daardoor automatisch meerdere vervolgacties in andere systemen starten.

Betere schaalbaarheid

Wanneer een organisatie groeit, nemen ook het aantal orders, klanten en gegevensstromen toe. Handmatige processen worden dan steeds moeilijker schaalbaar. Met geautomatiseerde integraties kunnen processen meegroeien met de organisatie.

Betere samenwerking tussen afdelingen

Wanneer systemen en processen met elkaar verbonden zijn, kunnen bijvoorbeeld verkoop, administratie, magazijn en klantenservice met dezelfde actuele informatie werken.

Waar moet je op letten bij een ERP-integratie?

Een succesvolle ERP-integratie begint niet bij de techniek, maar bij het bedrijfsproces. Voordat je software aan elkaar koppelt, moet duidelijk zijn wat je precies wilt bereiken.

1. Breng je huidige systemen in kaart

Begin met een overzicht van alle software die binnen de organisatie wordt gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan:

• ERP;
• CRM;
• webshop;
• WMS;
• boekhouding;
• marketingsoftware;
• databases;
• portals en externe applicaties.

Bekijk vervolgens welke systemen gegevens met elkaar moeten uitwisselen. Misschien wil je alleen je ERP en CRM koppelen, maar het kan ook gaan om meerdere systemen die gezamenlijk één geautomatiseerde workflow vormen.

2. Bepaal welke gegevens je wilt uitwisselen

Niet alle gegevens uit een systeem hoeven automatisch naar een ander systeem te worden gestuurd. Bepaal daarom vooraf welke informatie relevant is. Dat kunnen bijvoorbeeld zijn:

• klantgegevens;
• productgegevens;
• prijzen;
• voorraad;
• orders;
• orderregels;
• facturen;
• betalingen;
• orderstatussen.

Maak vervolgens duidelijk welk systeem leidend is voor iedere soort informatie. Wanneer bijvoorbeeld zowel het ERP als CRM klantgegevens kan wijzigen, moet duidelijk zijn welk systeem als bron wordt beschouwd. Dit voorkomt dat wijzigingen elkaar overschrijven of dat gegevens tussen systemen verschillen.

3. Bepaal hoe vaak gegevens moeten worden gesynchroniseerd

Een belangrijke vraag bij een ERP-integratie is of gegevens realtime of periodiek moeten worden uitgewisseld. Realtime synchronisatie kan belangrijk zijn voor bijvoorbeeld:

• voorraad;
• orders;
• orderstatussen;
• beschikbaarheid van producten.

Voor andere gegevens kan een periodieke synchronisatie voldoende zijn. Door per gegevensstroom te bepalen hoe snel informatie beschikbaar moet zijn, voorkom je dat de integratie onnodig complex wordt.

4. Denk aan foutafhandeling

Geen enkele integratie is volledig vrij van fouten. Een systeem kan tijdelijk niet beschikbaar zijn, een verbinding kan worden verbroken of gegevens kunnen niet aan de gestelde voorwaarden voldoen. Daarom is goede foutafhandeling belangrijk. Een integratieplatform moet bijvoorbeeld kunnen registreren:

• welke gegevens zijn verwerkt;
• welke gegevens niet zijn verwerkt;
• wat de oorzaak van een fout is;
• welke actie nodig is om het probleem op te lossen.

Ook monitoring en automatische meldingen kunnen helpen om problemen snel te signaleren.

5. Houd rekening met toekomstige groei

Een integratie die vandaag goed werkt, moet ook geschikt zijn voor de toekomst. Misschien wil je later naast het CRM en ERP ook je webshop, WMS of een andere applicatie koppelen. Een integratieplatform dat eenvoudig kan worden uitgebreid, voorkomt dat je voor iedere nieuwe koppeling een compleet nieuw maatwerktraject moet starten.

ERP-integratie via een integratieplatform of maatwerk: wat past bij jouw organisatie?

Wanneer je bedrijfssoftware wilt koppelen, is het niet altijd nodig om voor iedere koppeling een volledig maatwerkprogramma te laten ontwikkelen. Een integratieplatform biedt een centrale oplossing waarmee verschillende systemen en bedrijfsprocessen kunnen worden verbonden. Dat kan interessant zijn wanneer je:

• meerdere systemen gebruikt;
• verschillende processen wilt automatiseren;
• nieuwe applicaties wilt kunnen toevoegen;
• minder afhankelijk wilt zijn van handmatige gegevensinvoer;
• integraties centraal wilt beheren;
• je IT-landschap in de toekomst verder wilt uitbreiden.

Maatwerk kan daarentegen geschikt zijn wanneer een organisatie zeer specifieke eisen heeft die niet met de standaardmogelijkheden van een integratieplatform kunnen worden ingevuld. De juiste keuze hangt daarom af van de systemen, processen en doelstellingen van jouw organisatie.

Hoe kies je een integratieplatform?

Als je bij ERP-integratie meerdere systemen wilt koppelen, kun je kiezen voor afzonderlijke maatwerkkoppelingen of voor een integratieplatform. Een integratieplatform vormt een centrale laag tussen verschillende applicaties. Het platform kan gegevens ophalen uit het ene systeem, deze indien nodig aanpassen en vervolgens doorsturen naar een ander systeem.

Maar hoe bepaal je welk integratieplatform geschikt is?

Er zijn een aantal belangrijke punten waar je zeker op moet letten.

Controleer welke systemen worden ondersteund

Begin met de software die je momenteel gebruikt. Ondersteunt het integratieplatform jouw ERP, CRM, webshop en andere applicaties? En zijn hiervoor standaard connectors beschikbaar? Een standaard connector kan het koppelen van systemen eenvoudiger maken. Je hoeft dan niet voor iedere integratie vanaf nul een oplossing te ontwikkelen. Dit kan tijd besparen bij de implementatie en maakt het bovendien eenvoudiger om later nieuwe systemen toe te voegen.

Een integratieplatform zoals BPA Platform kan worden ingezet om verschillende bedrijfssystemen met elkaar te verbinden. BPA Platform ondersteunt integraties met verschillende ERP-oplossingen, waaronder Exact, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One, Unit4, Visma, Odoo, NetSuite en SYSPRO.

Staat je ERP-systeem er niet bij? Dat wil niet zeggen dat er geen koppeling mogelijk is. Neem contact op met de organisatie achter het integratieplatform om informatie te vragen.

Let op gebruiksgemak

Niet iedere integratie vereist dezelfde hoeveelheid technische kennis. Wanneer een integratieplatform gebruikmaakt van bijvoorbeeld een visuele interface of drag and drop functionaliteit, kunnen integraties eenvoudiger worden ingericht en aangepast. Dit kan vooral interessant zijn voor organisaties die processen zelf willen kunnen beheren en niet voor iedere kleine wijziging afhankelijk willen zijn van programmeurs.

Controleer de mogelijkheden voor datatransformatie

Gegevens uit verschillende systemen sluiten niet altijd één-op-één op elkaar aan. Een goed integratieplatform moet daarom gegevens kunnen transformeren voordat deze naar een ander systeem worden gestuurd. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van:

• veldnamen;
• datumnotaties;
• productcodes;
• statussen;
• klantgegevens;
• gegevensformaten.

Denk aan schaalbaarheid

Een integratieplatform moet niet alleen geschikt zijn voor de eerste koppeling. Misschien begin je met één ERP-integratie, maar wil je later meerdere systemen koppelen. Controleer daarom of het platform kan meegroeien met je organisatie en hoeveel integraties en processen je ermee kunt beheren.

Wat kost het koppelen van bedrijfssoftware?

Een van de eerste vragen die organisaties stellen is: wat kost het koppelen van bedrijfssoftware? Daar is geen universeel antwoord op. De kosten van een ERP-integratie zijn afhankelijk van verschillende factoren. Een eenvoudige koppeling tussen twee systemen kan aanzienlijk minder complex zijn dan een integratie waarbij meerdere systemen, workflows en datastromen betrokken zijn.

Welke factoren bepalen de kosten van een ERP-integratie?

Er zijn een aantal factoren van belang bij de bepalen van de kosten, zoals:

Het aantal systemen

Hoeveel systemen moeten met elkaar worden gekoppeld? Een koppeling tussen twee applicaties is meestal overzichtelijker dan een integratie waarbij een ERP, CRM, webshop, WMS en boekhoudsysteem gezamenlijk gegevens uitwisselen.

De complexiteit van de processen

Een eenvoudige gegevensoverdracht vraagt iets anders dan een volledig geautomatiseerde workflow. Bij een complexe workflow kunnen bijvoorbeeld verschillende voorwaarden, controles en vervolgacties nodig zijn.

De hoeveelheid gegevens

Ook de hoeveelheid gegevens en de frequentie waarmee deze worden uitgewisseld kunnen invloed hebben op de benodigde integratie.

Standaard of maatwerk

Wanneer een integratieplatform al een geschikte connector voor een systeem heeft, kan de implementatie eenvoudiger zijn. Specifieke bedrijfsprocessen kunnen daarentegen aanvullende configuratie of maatwerk vereisen.

Datatransformatie

Wanneer gegevens tussen systemen moeten worden aangepast, kan dit de complexiteit van de integratie vergroten.

Monitoring en beheer

Naast de eenmalige implementatie moet je ook rekening houden met het beheer van de integratie. Software verandert, systemen krijgen updates en bedrijfsprocessen kunnen wijzigen. Een goede integratieoplossing moet daarom ook op langere termijn beheersbaar blijven.

Wil je weten wat een integratie voor jouw organisatie kost? Neem contact op met Orbis voor een oplossing die aansluit bij jouw wensen en eisen.

Conclusie: een goede ERP-integratie bespaart tijd en geld

Met een geschikt integratieplatform kun je verschillende systemen centraal met elkaar verbinden en processen verder automatiseren. Een ERP-integratie draait uiteindelijk om meer dan het technisch koppelen van twee systemen. Het doel is om bedrijfsprocessen efficiënter te maken, handmatig werk te verminderen en gegevens betrouwbaar tussen systemen uit te wisselen. Let bij het kiezen van een integratieoplossing daarom niet alleen op de techniek. Kijk ook naar de bedrijfsprocessen, datakwaliteit, foutafhandeling, beveiliging, gebruiksgemak en toekomstige groei. De kosten van het koppelen van bedrijfssoftware zijn afhankelijk van onder andere het aantal systemen, de complexiteit van de processen, de hoeveelheid data en de mate van maatwerk.

Nieuwsgierig naar wat ERP-integratie voor u en uw bedrijf kan betekenen? Ontdek dan de mogelijkheden middels de onderstaande knop.