Betere beslissingen maken en tijd besparen, dat willen we allemaal nietwaar?
Zo ook bij ECDPM, een toonaangevende onafhankelijke denk- en doetank die beleid in Europa en Afrika wil laten werken voor inclusieve en duurzame ontwikkeling. Met meer dan 60 medewerkers uit meer dan 20 landen wereldwijd bieden zij onafhankelijk onderzoek, advies en praktische ondersteuning aan beleidsmakers, adviseurs en praktijkmensen in Europa, Afrika en daarbuiten.
Onlangs realiseerden we voor hen een koppeling tussen Exact en Salesforce waardoor er een einde kwam aan een langdurige uitdaging. Benieuwd naar de uitdaging en de voordelen van deze koppeling? Lees dan hieronder wat ze er zelf over vertellen.
Lee Thomas
Corporate Officer ICT
De langdurige uitdaging van ECDPM
De langdurige uitdaging waar ECDPM mee te maken had, was het tijdig verstrekken van financiële en projectgegevens die essentieel zijn voor onze programmamanagers. Dit omvatte kritieke informatie zoals het totale aantal gewerkte uren door personeel op alle projecten binnen het programma. Hoewel deze gegevens beschikbaar waren, vereiste het verkrijgen ervan tussenkomst van onze financiële afdeling, die ze moest extraheren uit ons financiële systeem, Exact, en ze vervolgens moest presenteren aan de programmamanagers. Dit proces was niet alleen tijdrovend, maar ook zeer inefficiënt. In 2022 hebben we besloten om Salesforce te introduceren met als primaire doel verschillende diensten rechtstreeks aan ons personeel aan te bieden, terwijl we ook het uiteindelijke doel hebben om het te integreren met Exact.
Het verloop van het project en de samenwerking met Orbis
Na een succesvolle implementatie van Salesforce in Fase 1 was ons volgende doel om de verbinding tussen Salesforce en Exact tot stand te brengen. Helaas ondervonden we een vertraging van zes maanden bij het werken met een integratiepartner die niet geschikt bleek voor de taak. Vervolgens zochten we hulp bij Orbis, en hun expertise bleek onmiddellijk duidelijk. Met hun ondersteuning konden we snel de gewenste verbinding tot stand brengen. Sindsdien hebben we een paar optimaliseringsrondes doorlopen om de kwaliteit van de gesynchroniseerde gegevens te verbeteren. Orbis bood gedurende het hele project en zelfs na de lancering consistent een hoog serviceniveau.
De werking van de koppeling
Op dit moment werkt het systeem grotendeels soepel. Af en toe zijn er problemen geweest waarbij gegevens die via Orbis BPA Platform werden verzonden niet goed werden gevalideerd. Orbis heeft deze problemen echter snel van hun kant opgelost, en wij hebben deze gevallen gebruikt als leermogelijkheden om ons validatieproces van gegevens binnen Salesforce te verbeteren.
Wat heeft de koppeling opgeleverd?
Ons programmapersoneel heeft nu bijna in realtime toegang tot financiële statusgegevens van hun projecten , wat hen in staat stelt om weloverwogen beslissingen te nemen. Bovendien heeft de integratie voor ons financiële team geleid tot aanzienlijke tijdsbesparingen, omdat ze niet langer uren hoeven te besteden aan het extraheren en voorbereiden van rapporten of aan tijdrovende gegevensinvoer, dankzij het naadloze gegevenssynchronisatieproces.
De integratie voor ons financiële team geleid tot aanzienlijke tijdsbesparingen
Heb jij langdurige uitdagingen die wij met een koppeling kunnen oplossen? Bekijk dan met welke systemen wij kunnen integreren.